Dolibarr est un ERP/CRM libre, open source, qui offre de nombreuses possibilités de gestion d’entreprise : facturation, achats, ventes, projets, resources humaines, etc. Depuis la version 7.0, Dolibarr intègre un système de multi‑utilisateurs complet : rôles, groupes, permissions, notifications, workflows… Cette fonctionnalité transforme Dolibarr d’une application « pour un seul utilisateur » en une plateforme collaborative où chaque collaborateur peut contribuer sans compromettre la sécurité ni la cohérence des données.
Dans cet article, nous allons passer en revue les 10 meilleures pratiques pour exploiter pleinement les options multi‑utilisateurs de Dolibarr, en partant de la configuration de base jusqu’aux bonnes pratiques de maintenance.
1. Avant de créer des comptes : définir vos besoins
| Mot‑clé | Pourquoi |
|---|---|
| Business model | Diviser l’entreprise en divisions (commercial, production, finance) logiquement. |
| Processus métier | Identifier les étapes clés (demande, validation, réalisation, facturation). |
| Politiques de sécurité | Niveau de confidentialité des données (confidences client, données RH…). |
Ces éléments détermineront les rôles et les groupes que vous allez créer. Si vous n’y cherchez pas d’alle : trop de rôles et de groupes = complexité inutiles.
2. Créer les rôles et les groupes
2.1 Rôles
Dans Dolibarr, un rôle est un ensemble de permissions (« can»). Par exemple :
| Rôle | Permissions de base |
|---|---|
| Commercial | Créer/voir/éditer les devis, factures, contacts. |
| Finance | Comptabilité, réglages fiscaux, factures pays. |
| Projet | Voir/éditer tâches, heures, documents. |
| Admin | Accès complet (administration, sécurité). |
Pour créer un rôle :
- Accédez à Configuration > Modules / Plugins > “Users & Groups”.
- Cliquez sur « Créer un rôle », donnez‑lui un nom, sélectionnez les permissions.
Astuce : Recherchez le rôle le plus restrictif puis changez‑le en ajoutant des permissions en fonction du besoin.
2.2 Groupes
Les utilisateurs rejoignent des groupes qui correspondent à des départements ou des projets. Un groupe peut hériter des droits d’un rôle, mais aussi disposer de droits supplémentaires.
- Exemple : Le groupe Équipe de vente hérite du rôle Commercial, mais a un droit supplémentaire « Valider les devis du département ».
2.3 Assigner les rôles aux groupes
Dans « Configuration > Users & Groups > Groupes » :
- Sélectionnez le groupe.
- Cochez les rôles qui lui correspondent.
- Enregistrez.
Grâce à cette association, chaque ajouter un nouvel utilisateur au groupe héritera automatiquement du même set de permissions.
3. Créer et gérer les comptes utilisateurs
Lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur (Utilisateur > Ajouter), vous choisissez son groupe. Si un utilisateur doit voir seulement les projets d’une équipe, il suffit de l’ajouter à ce groupe.
| Champ | Recommendation | Pourquoi |
|---|---|---|
| Prénom / Nom | Must | Identifiants faciles à retrouver |
| Unique et valide | Pour notifications et connexion | |
| Mot‑de‑passe | Complexe, automatique | Sécuriser |
| Activités | Régulières | Résuser les rapports et les logs |
Remarque : Dolibarr peut être configuré pour exiger la connexion par LDAP, ce qui évite les double‑entrées de password et synchronise les comptes utilisateurs avec l’infrastructure RH.
4. Limiter les accès par module
Dolibarr est modulable : chaque module possède son propre filtre d’accès. En tant qu’Admin, vous devriez :
- Activer uniquement les modules nécessaires (exemple : désactiver le module Ressources humaines si vous n’en avez pas besoin).
- Sur chaque module, paramétrer une permission « visible » par rôle.
– Voir = générant uniquement les rapports/les listes visibles.
– Création = permet d’ajouter de nouveaux éléments.
Exemple : pour le module de facturation, le rôle Commercial obtient « Créer et voir les factures », le rôle Finance n’a que « Lire les factures ».
5. Mettre en place un workflow
Dolibarr permet de définir des stades (p. ex. : devis → validé → signé → facturé). Vous pouvez lier des notifications et des actions automatiques.
5.1 Étapes du workflow
| Étape | Action | User responsable |
|---|---|---|
| Devis | Créez le devis, demandez validation | Commercial |
| Validation | Résrez les critères (budget, disponibilité) | Finance |
| Signature | Envoyez le devis à l’client | Commercial |
| Facturation | Créez la facture suite à la commande | Finance |
5.2 Implémentation
- Accédez à Modules > Production > “Workflows”.
- Sélectionnez le workflow type (devis, commande, projet).
- Ajoutez‑ou modifiez les étapes en associant des responsables et des notifications automatiques (e‑mail, bouton « Autoriser »).
6. Cacher des sections de l’interface
Même avec les permissions adéquates, l’interface Dolibarr affichera toujours un menu « casque de papier » si une permission est requise. Pour une expérience plus propre :
- Utilisez le plugin “restricted” qui masque totalement les modules pour des rôles spécifiques.
- Regroupez les menus via “Menu Manager” pour ne montrer que les sections pertinentes à chaque rôle.
7. Sécurité des données
7.1 Tech SSL/TLS
sans SSL, les mots‑de‑passe transitent en claire ; configurez votre serveur Apache/Nginx avec un certificat Let’s Encrypt.
7.2 Mises à jour
- Dolibarr core : mise à jour via www.dolibarr.org , ou via votre gestionnaire de paquets (Debian apt).
- Modules : toujours mettre à jour les plugins (maintenant, certains peuvent être sensibles aux failles de sécurité).
7.3 Sauvegarde
- Répétition : Backups planifiés (sous-journé, hebdomadaire) vers un stockage hors site.
- Snapshots : Utilisation d’un snapshot de base de données (mysqldump) + fichier media/ synchronisé.
8. Collaboration en temps réel
Dolibarr n’est pas un outil de collaboration équipe en “live” (type Slack), mais il intègre des notifications et des références croisées :
- Tickets de support : à chaque changement, un ticket est créé, un e‑mail du responsable est envoyé.
- Discussions : L’utilisateur peut ajouter des notes aux documents accessibles à chaque rôle.
Astuce : activez le module “Document & File sharing” et ajoutez des dossiers spécifiques par projet. Les utilisateurs ne verront que les dossiers auxquels ils ont accès.
9. Rapports et dashboards personnalisés
Les dashboards de Dolibarr peuvent montrer des widgets différents pour chaque rôle :
- Commercial : Pipeline de ventes, devis en attente.
- Finance : Marges, factures impayées.
- Admin : Statistiques d’utilisation, logs d’access.
Configurez ces rapports dans Helpers > Dashboard > “Widgets”. Vous pouvez créer de petits scripts PHP personnalisés pour extraire les métriques dont vous avez besoin.
10. Formation et support continu
Pour garantir une utilisation correcte, organisez :
- Formations : Chaque nouveau rôle doit avoir un guide d’utilisation. Utilisez la documentation en ligne, en PDF ou via un LMS interne.
- Réunions hebdomadaires : Revoyez les problèmes, articles récurrents, amélioration du workflow.
- Support : Créez un ticket backlog pour les demandes fréquentes. Les rapports d’utilisateur (via le module “Ticket”) vous permettront de prioriser.
11. Cas d’utilisation concrets
| Cas | Utilisateur cible | Rôle/Permission | Workflow clé |
|---|---|---|---|
| Vente de nombreux clients | Commercial | Editeur devis, créateur factures | Devis → Validation Finance → Signature → Facture |
| Gestion d’un chantier | Chef de projet | Lisez/éditer tâches, heures | Tâches → Validation PM → Vérification ressources |
| Maintenance de la facturation | Finance | Lecteur factures, éditeur écritures | Facturation → Enregistrement comptable |
| Analyse de performance | Admin | Accès tota | Rapports personnalisés |
12. Sommaire
| Point clé | Action |
|---|---|
| Analyse des besoins | Cartographer! |
| Créer rôles et groupes | Pouvoir, hiérarchie |
| Configurer permissions module‑par‑module | Petit tot |
| Mettre en place un workflow | Automatisation |
| Sécurité | SSL, backups |
| Collaboration | Docs & notifications |
| Dashboards | Personnalisation |
| Formation | Boucle d’amélioration |
En pratiquant ces étapes, vous passerez de la simple facturation à un véritable ERP collaboratif. Dolibarr multi‑utilisateurs n’est pas juste une fonctionnalité, c’est un pivot qui garantira que votre équipe reste organisée, productive et sécurisée.
N’hésitez pas à poster vos retours : quels modules vous utilisez, quelles permissions vous avez testé, les problèmes que vous avez rencontrés. La communauté Dolibarr reste très active ! 🚀