Published on 2 Novembre 2025 – 8 minutes de lecture
Dolibarr est un ERP / CRM open‑source très apprécié des PME, artisans et petites structures. L’un des points où les utilisateurs cherchent à gagner en efficacité est la gestion du planning : rendez‑vous, livraisons, tâches internes, production, interventions sur le terrain… En principe, Dolibarr propose des modules simples (Calendrier, Factures, Commandes, Suivi des activités…) mais il reste souvent sous‑exploité.
Cet article vous montre comment automatiser le planning dans Dolibarr afin de réduire les saisies manuelles, d’éviter les conflits et de libérer du temps précieux pour votre activité principale.
Objectif : Déployer une chaîne d’automatisation qui, à partir des données de vos dossiers, génère, affecte et met à jour les tâches planifiées sans aucune intervention manuelle récurrente.
1. Le cadre d’automatisation possible sous Dolibarr
| Module / Extension | Fonctionnalité principale | Exemple d’automatisation |
|---|---|---|
| Modules → CRM → Contact / Groupe | Regroupement de contacts, abonnements, calendriers partagés | Création automatique de groupes de clients avec des obligations récurrentes (ex : abonnement mensuel) |
| Modules → Factures → Recurring | Factures à facturer régulièrement | Génération et envoi automatisés de factures à chaque période définie |
| Modules → Commandes | Gestion des devis, bon de commande, livraisons | Passage automatique de devis à commande dès validation |
| Modules → Planning (ou Calendrier) | Vue calendrier des événements (livraisons, réunions) | Synchronisation bidirectionnelle avec Google Calendar ou Outlook |
| Modules → Mailings | Envoi de emails personnalisés | Envoi conditionnel d’emails de rappel de planning (ex : rappel de rendez‑vous) |
| Web‑hooks & API | Push/Pull de données externes | Automatisation via scripts externes (Zapier, Make, n8n) |
| Modules → Scheduler (ex. “Automatisation” ou “Recurring Jobs”) (via plugin) | Exécution de tâches planifiées internes | Batch copy de tâches chaque nuit ou à intervalle fixe |
Remarque : La plupart de ces automatisations s’appuient sur les champs « Récurrent », « Planifié », ou « Date d’échéance » du core de Dolibarr. Les plugins officiels (ex. “Recurring Jobs” ou “Advanced Scheduler”) offrent une couche supplémentaire d’orchestration.
2. Préparer l’environnement : Bases indispensables
2.1. Version et extensions recommandées
| Version | Plugin essentiel | Version du plugin* |
|---|---|---|
| 23.0+ | Recurring Jobs (Gestion des tâches récurrentes) | 1.2.0 (ou +) |
| 23.0+ | Advanced Calendar (Vue planning enrichie) | 4.5.1 |
| 23.0+ | Zapier‑Dolibarr connector (open‑source) | 2.0 |
Assurez‑vous que les plugins sont compatibles avec votre version de Dolibarr. Des forks communautaires sont souvent maintenus sur GitHub.
2.2. Configuration préliminaire
- Créer un groupe de contacts qui regroupe tous les acteurs dont le planning doit être automatisé (clients récurrents, fournisseurs avec délais de paiement, équipes internes).
- Activer le module “Recurring” dans Setup → General → Features : cocher Recurring Invoices, Recurring Orders, Recurring Tasks.
- Configurer les droits : les utilisateurs qui créeront/valideront les tâches automatiques doivent posséder les droits Création et Validation sur les modules concernés.
- Installer les plugins via Setup → Module Manager → Télécharger le .zip → Install.
3. Étapes concrètes pour automatiser le planning
3.1. Exemple 1 : Tâches récurrentes de production (artisanat)
Situation : Un artisan crée chaque mois un lot de 15 produits d’une gamme spécifique.
Processus automatisé
| Étape | Action dans Dolibarr | Détails |
|---|---|---|
| 1 | Crée Produit « Lot‑Matière » | Prix unitaire, code, stock. |
| 2 | Crée Commande récurrente | Facturation → Créer une facture récurrente > Fréquence : « Mensuel », Début : 01/11/2025, Intervalle : 1 mois. |
| 3 | Programmé avec Recurring Jobs | Chaque 1er du mois, le job du plugin crée une Commande liée au client, puis déclenche le Workflow de production (module “Production” ou “Projects”). |
| 4 | Notification | Envoi automatique d’un email au service production via le module Mailings (template “Rappel production mensuel”). |
| 5 | Update du planning | Le job ajoute automatiquement une entrée dans le Calendrier → Planning du projet « Lot‑Matière ». |
Résultat : Plus besoin de copier/coller le même bon de commande chaque mois, aucune saisie manuelle du stock et le planning du service production se met à jour en temps réel.
3.2. Exemple 2 : Rappels de rendez‑vous client (service)
Situation : Un cabinet de conseil prévoit 30 rendez‑vous par semaine répartis dans 4 agendas différents.
Processus automatisé 1. Création du contact et de la relation : Dans le CRM, créer un Groupe “Clients‑Rendez‑vous” avec le champ Rendez‑vous à créer (type “Event”).
- Définir le modèle d’événement :
- Champ Date → “Rappel 24 h avant”.
- Champ Description → “Consultation – Suivi du projet X”.
- Utiliser le plugin “Advanced Calendar” :
- Scheduler → Add recurring event > Fréquence : « Hebdomadaire », jours : Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Heure : 10:00–12:00.
- Condition : Si le contact possède le label “Priorité = Haute”.
- Envoi du rappel : Le job ajoute une Task (type “Email”) à chaque événement, qui déclenche le modèle d’email “Rendez‑vous demain”. Le système de Mailings envoie automatiquement l’email au client enregistré.
- Synchronisation externe : Le calendrier du projet est exposé via iCal et intégré à Outlook/Google Calendar, ce qui évite les doubles saisies.
Résultat : Aucun rappel oublié, les emails de suivi sont générés automatiquement, le personnel se concentre sur la préparation de la réunion plutôt que sur la gestion du planning.
3.3. Exemple 3 : Synchronisation avec un outil externe (ex. : Zapier)
Cas d’usage : Vous utilisez Trello pour le suivi des tâches mais vous avez besoin que les tâches de production créées dans Dolibarr se propagent automatiquement dans Trello.
Setup Zapier
- Trigger : New Order dans Dolibarr (module “Orders”).
- Action : Create Card dans le tableau Trello “Production”.
- Mapper les champs :
- Order ID → Card Title
- Due date → Due Date (due 3 days after creation)
- Customer name → Card Description (inclure le lien client).
- Filtre : Ne créer que les commandes dont le Statut = “En attente de production”.
Astuce : Utilisez le Web‑hook de Dolibarr (Setup → Web‑hooks) pour déclencher le même flux en interne, sans recourir à un service tiers.
4. Les meilleures pratiques pour un planning réellement autonome
| Pratique | Pourquoi | Implémentation concrète |
|---|---|---|
| Utiliser les champs “Récurrent” | Dolibarr possède déjà cette logique de récurrence ; c’est le pilier de l’automatisation. | Dans chaque formulaire (Commandes, Factures, Tâches), cocher “Récurrent” et définir la fréquence (jour, semaine, mois). |
| Séparer les sources de vérité | Un calendrier partagé évite les conflits entre deux équipes. | Créez un Group Calendar dédié dans le module Advanced Calendar et partagez‑le en lecture seule avec les équipes. |
| Planifier les jobs plutôt que de les déclencher manuellement | Les jobs s’exécutent à heure fixe → pas d’oubli. | Dans Recurring Jobs, activez les cron jobs du serveur (ex. : */5 * * * * php -f /path/to/dolibarr/cron.php) pour lancer les tâches chaque nuit. |
| Documenter les flux | La maintenance devient plus simple lorsqu’un collègue part. | Utilisez le module Documentation de Dolibarr (ou un Wiki interne) pour consigner les modèles de tâches et les triggers. |
| Tester en mode « Dry‑run » | Evite les effets indésirables sur la production réelle. | Activez le paramètre “Test mode” des plugins (ex. : exécuter le job sans créer de réelle facture). |
| Versionner les paramètres | Permet de revenir à une configuration antérieure en cas d’erreur. | Exportez les paramètres du module via Export/Import ou créez des snapshots de la base (dump). |
| Limiter les accès | Évite que des utilisateurs non autorisés modifient les automatisations. | Restreignez les droits d’Administration → Recurring Jobs à un ou deux profils. |
5. Exemple de code (snippet) : Activation d’un job via le hook PHP
Si vous avez besoin de créer un contrôle supplémentaire (ex. : ajouter une tâche spécifique chaque fois qu’une nouvelle facture récurrente est générée), utilisez le hook creationFacture. Voici un exemple minimal :
<?php
// File: custom/hook_recurring_facture.php
if (!defined('NO_EXECUTE')) exit;
// Hook appelé après création de facture récurrente
$hook->hook('addModif','creationFacture', '', function($parameters) {
// $parameters['entity'] contient les données de la facture créée
// On crée une tâche de suivi dans le planning
$newTask = new Task;
$newTask->title = 'Suivi facture récurrente '.$parameters['entity']->num;
$newTask->date = $parameters['entity']->date_due;
$newTask->status = 0; // Nouvelle
$newTask->prepare();
$newTask->save();
// Ajout dans le calendrier du client
$c = new Contact($parameters['entity']->client_id);
$c->addPlanningTask($newTask->id); // fonction fictive – à adapter au module Planning return true;
});
?>Note : Le code ci‑dessus montre la logique ; vous devez l’adapter à votre version de Dolibarr et activer le module Hook (ex. : plugin “Hook Manager”).
6. Checklist de déploiement en production
| ✅ Statut | Action |
|---|---|
| 1 | Installation de Dolibarr ≥ 23.0 |
| 2 | Activation du module Recurring (Factures, Commandes, Tâches) |
| 3 | Installation des plugins Recurring Jobs, Advanced Calendar, Hook Manager |
| 4 | Créations des groupes de contacts / projets concernés |
| 5 | Configuration des jobs récurrents (fréquence, début, intervalle) |
| 6 | Mise en place des notifications e‑mail (templates) |
| 7 | Test des flux en « Dry‑run » (pas de réelles modifications) |
| 8 | Validation du planning côté production + revue avec les équipes |
| 9 | Passage en production et sauvegarde du dump de base |
| 10 | Monitoring (rapports de job, logs via /dolibarr/logs/) |
7. Conclusion
Automatiser le planning dans Dolibarr n’est pas une fonctionnalité secrète, mais un ensemble de leviers que vous pouvez activer avec les outils natifs (recurring, avancé calendrier) et les extensions communautaires. En suivant les étapes détaillées ci‑dessus, vous allez :
- Éliminer les saisies redondantes (commandes, factures, rappels).
- Garantir la conformité temporelle (dates d’échéance, notifications).
- Intégrer votre écosystème (Google Calendar, Outlook, Trello, Zapier). 4. Gagner du temps afin que vos équipes se concentrent sur la valeur ajoutée plutôt que sur la gestion administrative.
Avec un peu de configuration initiale et une petite dose de programmation (hooks, plugins), votre planning devient une machine auto‑alimentée qui s’ajuste dynamiquement aux évolutions de votre activité.
Astuce bonus : Exportez votre planning automatisé sous forme d’iCal ou de CSV et importez-le dans votre outil de suivi de projet préféré. Vous bénéficiez ainsi d’une vue unifiée tout en gardant la puissance de Dolibarr côté données.
Bon automating ! 🚀
Sources & références :
- Documentation officielle Dolibarr – Modules “Recurring” et “Advanced Calendar”. – GitHub – dolibarr/recurring-jobs (v1.2.0).
- Zapier & Make (Integromat) – Connexions via Web‑hooks.
- Blog interne “Best Practices for Dolibarr Automation” (2024‑2025).
Et vous ?
Avez‑vous déjà essayé d’automatiser un workflow récurrent avec Dolibarr ? Partagez vos retours ou vos scripts favoris dans les commentaires !
Cet article a été rédigé par [Votre Nom], consultant en ERP open‑source et formateur Dolibarr, avec plus de 10 ans d’expérience en optimisation de processus pour les PME francophones.
— Mots‑clés : Dolibarr, planning automatisé, tâches récurrentes, ERP, PME, workflow, automatisation, recurring jobs, calendrier, API, Zapier.