Un guide pratique pour configurer, automatiser et optimiser la numérotation des documents (factures, devis, commandes, etc.) dans Dolibarr.
1. Pourquoi la numérotation est‑elle cruciale ?
| Enjeu | Conséquence d’une mauvaise gestion | Bénéfice d’une numérotation maîtrisée |
|---|---|---|
| Traçabilité | Difficulté à retrouver un dossier, perte d’historique | Historique propre, recherche instantanée |
| Conformité légale | Non‑conformité aux exigences fiscales (ex. : numéro de facture obligatoire) | Respect des obligations (numéro unique, continuité) |
| Reporting | Tableaux de bord incomplets, erreurs de synthèse | Analyses fiables, indicateurs clés (CA, marges) à jour |
| Communication interne & externe | Confusion avec les clients/fournisseurs, relances mal ciblées | Communication fluide, client satisfait, fournisseurs informés |
2. Les principes de base à appliquer
- Uniformité du format : respectez une convention (ex. AA‑YYYY‑NNNN) que tous les utilisateurs comprennent. 2. Unicité : aucun deux documents ne doivent porter le même numéro tant qu’ils restent actifs.
- Continuité : si vous créez 100 factures en une année, la 101ᵉ doit être 001‑101, pas 001‑100.
- Séparatisation par type : factures, devis, bons de livraison, etc. ont leurs propres séquences pour éviter les collisions.
- Flexibilité : l’automatisation doit pouvoir être ré‑paramétrisée (ex. passage à un nouveau format lors d’un changement de législation).
3. Configurer la numérotation dans Dolibarr – Étape par étape
3.1. Accéder aux paramètres de numérotation
| Menu | Chemin |
|---|---|
| Paramètres → Gestion avancée → Types de documents | / |
| Paramètres → Factures → Types de documents | / |
| Paramètres → Commandes → Types de documents | / |
Chaque type possède son “Modèle de numérotation” (ex. F-%y-%0001) où :
F= préfixe (Facture)%y= année à 2 chiffres%0001= numéro incrémental à 4 chiffres, précédé de zéros.
3.2. Créer un Modèle de numérotation personnalisé1. Aller : Facturation > Numérotation des documents.
- Cliquer sur “Ajouter un modèle”.
- Remplir les champs :
| Champ | Exemple | Description |
|---|---|---|
| Code | FACT-%y-%NNNN |
Identifiant interne du modèle. |
| Nom | Facture client (4‑chiffres) |
Libellé lisible. |
| Modèle | F-%y-%0001 |
Format appliqué à chaque nouveau document. |
| Format du numéro | 0001 |
Nombre de chiffres (zéros ajoutés si besoin). |
| Démarrage | 0001 |
Valeur de départ (ou laisser dynamique). |
| Incrément | 1 |
Pas d’incrément (souvent 1). |
| Réinitialisation | Oui (annuelle, mensuelle) |
Réinitialise le compteur chaque année ou mois si coché. |
Astuce : Pour les sociétés qui utilisent plusieurs séries (ex. : factures « internes » vs « clients »), créez deux modèles distincts avec des préfixes différents (
FACT-INTERNE,FACT-EXTERNE).
3.3. Activer le Compteur global ou Par catégorie
- Compteur global :システム récupère le dernier numéro enregistré dans la table
llx_documentet l’incrémente. Idéal si vous voulez une seule suite pour toutes les factures. - Compteur par catégorie : chaque sous‑catégorie (ex. : Facture, Devis) possède son propre compteur. Cela évite les collisions entre types de documents mais requiert la création d’un modèle distinct pour chaque catégorie.
Recommandation : si vous avez besoin de séparer les factures clients, les factures fournisseurs et les notes de crédit, privilégiez un compteur par catégorie.
3.4. Gestion des Sauts / Retraits de numéros
Parfois, vous devez :
- Réinitialiser un compteur (ex. : après un exercice fiscal clôturé).
- Supprimer des numéros (ex. : facture annulée).
Procédure :
- Sélectionner le document à annuler.
- Dans l’onglet “Facturation”, cliquer sur “Annuler la facture”.
- Le numéro reste toutefois enregistré pour éviter la réutilisation – cochez “Liberer le numéro” si votre module le propose.
- Vous pouvez alors ré‑utiliser le numéro uniquement après avoir vidangé le compteur (ex. : réinitialisation manuelle via l’interface “Paramètres → Numérotation”).
4. Bonnes pratiques pour piloter la numérotation
4.1. Séparer les flux de numérotation
| Flux | Utilisation | Exemple de modèle |
|---|---|---|
| Clients | Factures émises à vos clients | FC-%y-%NNNN |
| Fournisseurs | Factures reçues | FV-%y-%NNNN |
| Interne | Notes de frais, devis internes | NI-%y-%NNNN |
Pourquoi ? Si un fournisseur change de numéro, vos rapports clients restent cohérents.
4.2. Utiliser les préfixes pour le reporting
FA-%y-%NNNN→ Facture ANNUELLE → Filtre de rapports facile (WHERE num LIKE 'FA-23-%')FA-%y-%NNNN-Q→ Facture QUENTENAIRE → Vous repérez rapidement les factures émis chaque trimestre.
4.3. Automatiser les alertes de doublon
Dolibarr ne signale pas immédiatement un doublon lorsqu’un utilisateur saisit manuellement un numéroifferent. Vous pouvez :
- Créer un champ “Numéro вторичный” (ex. : champ
extranumutilisé uniquement par les API). - Programmer un script Cron (php) qui parcourt les factures chaque nuit et renvoie un mail si un doublon apparaît.
4.4. Documenter le plan de numérotation dans un SOP1. Intro : objectifs et exigences légales.
- Modèles : tableau récapitulatif de chaque type.
- Responsabilités : qui crée/modifie les modèles. 4. Gestion des anomalies : procédure de ré‑initialisation ou de levé de doublon.
5. Exemples concrets de modèles de numérotation| Type de document | Modèle de numérotation | Résultat (2025) |
|——————|————————|—————–|
| Facture client | F-%y-%0001 | F-25-0001 → F-25-0002 … |
| Devis client | D-%y-%0001 | D-25-0001 |
| Bon de livraison | BL-%y-%0001 | BL-25-0001 |
| Facture fournisseur | FV-%y-%0001 | FV-25-0001 |
| Récapitulatif annuel | RF-%y-%NNNN | RF-25-1234 (exemple de consolidation) |
| Note de crédit | NC-%y-%0001 | NC-25-0001 |
Variantes :
- Avec mois :
F-%y-%m-%0001→F-25-07-0001(juillet 2025).- Avec numéro de séquence régionale :
F-%y-00%NNN(si vous avez plusieurs sites).
6. Checklist rapide de mise en place
| ✅ | Action |
|---|---|
| 1 | Définir la structure de numérotation (préfixe, année, champ numérique). |
| 2 | Créer un modèle de numérotation pour chaque type de document dans Dolibarr. |
| 3 | Configurer la réinitialisation (annuelle, mensuelle, manuelle). |
| 4 | Vérifier l’unicité avec un test de création de 10‑20 documents fictifs. |
| 5 | Documenter le plan dans un SOP et former les équipes. |
| 6 | Mettre en place des procédures d’audit (relevé des numéros à chaque clôture). |
| 7 | Mettre en place une alerte (mail ou log) de doublon lorsqu’un numéro est déjà utilisé. |
| 8 | Sauvegarder la configuration (ex. : export du dossier hooks/ ou custom/). |
7. Cas d’usage avancé : Segmentation par projet ou centre de coûts
Si votre entreprise travaille par projets (ex. : projet Alpha, Beta), vous pouvez :
- Ajouter un champ personnalisé
project_idaux factures (viaSetup → Custom fields → Invoices). - Constituer un préfixe dynamique :
F-%y-%NNNN-%projectcode(ex. :F-25-0023-AB12). 3. Travailler avec les rapports : filtrer surproject_idpour obtenir le chiffre d’affaires par projet tout en conservant une numérotation unique.
8. FAQ rapides
| Question | Réponse |
|---|---|
| Que faire si je perds un numéro parce que j’ai créé une facture en double ? | Utilisez la fonction “Annuler la facture” puis libérez le numéro dans les paramètres. Le numéro restera disponible mais ne sera pas réutilisé tant que vous ne choisissez pas de le réinitialiser. |
| Puis‑je changer le format de numérotation en cours d’année ? | Oui. Modifiez le modèle dans Paramètres → Numérotation. Les nouveaux documents reprendront le nouveau format; les anciens conservent leur numéro d’origine. |
| Est‑il possible d’utiliser des lettres dans le numéro ? | Oui. Exemple : F-%y-%AABB. La séquence passe par AA, AB, … jusqu’à ZZ. Attention, cela peut rendre le suivi moins lisible. |
| Comment récupérer un historique complet des numéros déjà utilisés ? | Exportez les champs numdoc depuis la table llx_document ou utilisez le tableau de bord Rapports → Historique des factures. |
| Quel plugin/extension recommandez‑vous pour des séquences très complexes ? | Le core de Dolibarr propose déjà tous les mécanismes. Pour des besoins spécifiques, explorez les modules advancedaccounting ou multicurrency qui offrent des hooks supplémentaires. |
9. Conclusion
Une numérotation rigoureuse n’est pas un simple détail d’esthétique ; c’est le fil conducteur qui assure la traçabilité, la conformité et l’efficacité de vos processus comptables dans Dolibarr. En suivant les étapes et les bonnes pratiques présentées ci‑dessus :
- Standardisez vos modèles dès le départ.
- Automatisez les incréments et les réinitialisations.
- Documentez chaque règle pour que chacun puisse la reproduire. – Contrôlez régulièrement les doublons et les écarts.
Vous disposerez alors d’un système de pilotage transparent, où chaque facture, devis ou bon de livraison possède un numéro unique, compréhensible et aisément exploitable dans vos tableaux de bord ou audits.
Bonne mise en œuvre et bonne gestion ! 🚀