Version française – 2025
Objectif : Vous montrer, pas à pas, comment exploiter les données de Dolibarr avec Microsoft Excel afin de réaliser un diagnostic complet, créer des tableaux de bord interactifs et prendre des décisions opérationnelles plus rapides.
1. Pourquoi passer par Excel ?
| Besoin | Solutio n Excel | Avantages |
|---|---|---|
| Vue d’ensemble des ventes, achats, stocks, paiements | Exportation simple des listes | Pas de licence supplémentaire, rapide à mettre en place |
| Analyse ponctuelle (trend, saisonnalité, outliers) | Tableaux croisés dynamiques, graphiques | Filtrage, regroupement, calculs ad‑hoc sans toucher au code |
| Partage avec des équipes non‑techniques | Fichiers .xlsx ou .csv | Tout le monde peut ouvrir, commenter, imprimer |
| Automatisation des rapports récurrents | Macros, Power Query | Réduction du travail manuel, traçabilité des transformations |
Note : Excel ne remplace pas Dolibarr, il le complète en offrant une couche de visualisation et d’analyse adaptée aux décideurs.
2. Prérequis avant de toucher à Excel
| Prérequis | Action concrète |
|---|---|
| Dolibarr installé (v8.2 ou plus) | Accès à l’interface d’administration avec droits « Superadmin » |
| Export des données | Autoriser le module Export/Import (menu Administration → Import/Export) |
| Version d’Excel | Excel 2019 ou supérieur (Power Query intégré). Pour les versions plus anciennes, utiliser le Complément : Microsoft Query |
| Sauvegarde | Exporter une copie du répertoire datamatrix ou du fichier dolibarr.sql avant tout test. |
| Convention de dénomination | Utiliser des noms de colonnes lisibles (ex. label_customer, amount_total_due). Si vous avez des champs personnalisés, notez leurs clés dol_ afin de les retrouver rapidement. |
3. Étape 1 – Exporter les données clés depuis Dolibarr
3.1. Export des listes principales
- Aller dans
Commerce > Ventes > Factures(ouAchat > Achats > Facturesselon le besoin). - Cliquer sur l’icône Télécharger → Export Excel (ou Export CSV si vous préférez travailler avec CSV).
- Choisir le(s) champ(s) à exporter :
id,label,date,status, etc. - Sauvegarder le fichier dans un dossier dédié, par ex.
C:\Dolibarr\exports\2025\factures_ventes_2024.xlsx
3.2. Export des indicateurs agrégés
- Reporting intégré : Dolibarr propose déjà des graphes sous forme de PDF ou PNG.
- Export avancé : Utilisez le module Rapports → Export Excel pour obtenir des tableaux pré‑aggrégés (ex.
ventes_par_client.xlsx).
Astuce : Si vous avez besoin de plusieurs tables (clients, fournisseurs, lignes de factures, stocks), créez un dump complet via
Administration → Import/Export → Dump SQL. Cela génère un fichierdolibarr.sqlque vous pourrez charger dans phpMyAdmin et ensuite exporter en Excel à partir de phpMyAdmin ou d’un script SQL‑to‑Excel.
4. Étape 2 – Charger les données dans Excel
4.1. Méthode recommandée : Power Query
- Ouvrir Excel →
Données→Obtenir des données→À partir d’un fichier→Classeur Excel. - Sélectionner le fichier d’export (ex.
factures_ventes_2024.xlsx). - Power Query détecte automatiquement la première ligne comme entête.
- Vérifier que les types de colonnes sont corrects :
date→ Dateamount_total_due→ Nombre décimalstatus→ Texte
- Cliquer sur Transformer les données.
- Nettoyer (filtres, suppression d’éventuels doublons, décodage des statuts).
- Charger le jeu de données dans la feuille Feuille 1 ou directement dans le Modèle de données (cocher Charger dans le modèle de données si vous prévoyez d’utiliser Power Pivot).
4.2. Méthode rapide : Importation directe CSV
Fichier > Ouvrir→ Tous les fichiers → sélectionner le CSV → Excel lance l’assistant d’importation.- Choisir Détecter automatiquement le jeu d’en‑têtes et Séparateurvirgule.
- Enregistrer le classeur sous .xlsx dès la fin du nettoyage.
Tip : Conservez toujours le fichier brut (CSV/Excel original) dans un sous‑dossier
raw/pour garder une trace de la source.
5. Étape 3 – Construire les tableaux de bord (Dashboard)
5.1. Tableau Croisé Dynamique (TCD)
- Sélectionner l’ensemble du tableau (ou cliquer dans la table →
Insertion > Tableau Croisé Dynamique). - Créer le TCD sur une nouvelle feuille.
- Drag‑and‑Drop les champs :
- Lignes :
client(oufournisseur) - Colonnes :
statut - Valeurs :
somme(amount_total_due) - Filtre :
date(ex. année en cours)
- Lignes :
- Appliquer le format Style 2 – Modéré pour la lisibilité.
5.2. Graphiques dynamiques
| Objectif | Choix de graphique | Configuration |
|---|---|---|
| Trend des ventes mensuelles | Courbe ou Aire | X = date (mois) – Y = somme(amount_total_due) |
| Répartition des clients par catégorie | Camembert ou Donut | Catégorie (type_client) en legende |
| Stocks critiques | Barres empilées | Produit (label) en axe X, quantité_stock en Y |
| Paiements en retard | Histogramme | Durée (datediff(payment_date, due_date)) en axe X |
Conseil : Convertissez chaque graphique en objet (pas seulement en image) afin de pouvoir le déplacer et redimensionner facilement.
5.3. Slicers & Segments de Conformité
- Slicer :
Client,Statut facture,Pays. - Insérer →
Segments de Conformité→ choisir le champ. - Les slicers interagissent avec tous les TCD de la même page de rapport : cliquez sur un slicer pour filtrer instantanément l’ensemble des graphiques.
5.4. Dashboard interactif avec Power Pivot (optionnel)
- Activer
Fichier > Options > Complement > Analyse de données : Power Pivot. - Importer les tables de faits (
sales_fact,stock_fact) dans le Modèle de données. - Créez des relations (ex.
sales_fact.client_id → dolibarr_categorie.client_id). -
Utilisez des mesures DAX comme :
TotalVentes = SUMX(Sales, Sales[amount_total_due])
TauxRetard = DIVIDE(
CALCULATE(COUNTROWS(Sales), Sales[datediff] > 0),
COUNTROWS(Sales)
) - Créer une vue de tableau de bord via
Power BI Publisher(exporter le classeur comme fichier.pbixet publier sur Power BI Service pour des actualisations automatisées).
6. Étape 4 – Diagnostic : les points de contrôle à examiner
| Domaine | Indicateur clef | Question à poser | Action type |
|---|---|---|---|
| Ventes | somme(amount_total_due) par mois |
La saisonnalité montre‑t‑elle des pics attendus ? | Ajuster les prévisions de stock, lancer des actions marketing sur les creux |
| Clients | nombre de factures par client |
Certains clients génèrent‑ils > 30 % du CA ? | Identifier les « top‑clients » pour des offres ciblées ou des négociations de conditions |
| Factures impayées | âge moyen (jours) des factures en statut En attente |
Le délai moyen dépasse‑t‑il le terme contractuel ? | Mettre en place des relances automatiques (e‑mail, SMS) |
| Stocks | stock théorique vs stock réel |
Y a‑t‑il des écarts > 10 % ? | Lancer un inventaire physique ou vérifier les pertes/déchirures |
| Paiements | taux de paiement en retard |
Le taux de retard > 5 % ? | Analyser la cause (clients, périodes saisonnières) et ajuster les conditions de paiement |
| Risque de crédit | score de risque client (si défini) |
Certains clients ont‑ils un score élevé ? | Appliquer un préavis de paiement ou exiger une garantie |
Méthode : Créez un Tableau de bord “Synthèse” qui regroupe ces indicateurs en un seul écran (slicer + KPI).
Exemple de KPI (cellule Excel)
| KPI | Formule Excel (en supposant les colonnes A‑C) |
|---|---|
| Total CA | =SOMME(Sales!D:D) |
| Clients actifs | =NBVAL(UNIQUE(Sales!A:A)) (ou via Power Query) |
| % factures en retard | =NB.SI(Sales!E:E, "En attente")/NBVAL(Sales!E:E) |
| Valeur moyenne du panier | =MOYENNE(Sales!D:D) |
7. Étape 5 – Automatiser les mises à jour
| Besoin | Solution Excel | Procédure |
|---|---|---|
| Actualisation quotidienne | Power Query + Planificateur de tâches Windows | Créer une requête qui rafraîchit à l’ouverture du classeur (Données > Actualiser tout). Planifier le lancement du classeur via le Planificateur tous les jours à 06 h pour mettre à jour les KPI. |
| Consolidation de plusieurs mois | Power Query → Append (combinaison) | Dans Power Query, ajouter chaque export mensuel à la table principale (Append Queries). Ainsi, le tableau final regroupe toutes les périodes. |
| Alertes visuelles | Mise en forme conditionnelle | Appliquer une règle : Si valeur < seuil alors couleur rouge. Exemple : colorer en rouge les cellules où ÂgeFacture > 30. |
| Export vers PDF | Fichier > Exporter > Créer un document PDF/XPS |
Utiliser le menu Imprimer → Microsoft Print to PDF pour générer un rapport mensuel à diffuser. |
8. Bonnes pratiques à retenir
- Ne jamais modifier directement les tables source ; toujours travailler sur des copies exportées.
- Versionner vos fichiers Excel (ex. « v2025-09-23‑DashboardVentes.xlsx ») afin de pouvoir revenir en arrière.
- Documenter chaque transformation (Power Query → M‑code) dans le script de requête ; ajoutez un onglet Documentation qui résume les étapes.
- Sécuriser les fichiers contenant des données sensibles (RGPD) : mot de passe du classeur, chiffrement, stockage dans un dossier partagé avec contrôle d’accès.
- Former les collaborateurs : un mini‑atelier de 30 min sur la lecture d’un slicer et la mise à jour d’un TCD suffit à faire passer la main rapidement.
9. Conclusion
Le diagnostic de Dolibarr ne se limite pas à la simple extraction des données ; il gagne en puissance lorsqu’on les recontextualise dans Excel. En suivant les cinq étapes décrites ci‑dessus — export, chargement via Power Query, nettoyage, création de tableaux de bord interactifs, puis analyse ciblée—vous disposerez d’un système de pilotage :
- Rapide (mise à jour en un clic),
- Visuel (graphes, slicers, KPI),
- Scalable (possibilité d’ajouter des sources supplémentaires comme des bases SQL ou des fichiers CSV périodiques),
et surtout déployable sans investissement majeur (seulement Excel déjà présent dans la plupart des entreprises).
En résumé :
1️⃣ Exportez les listes et rapports depuis Dolibarr.
2️⃣ Importez-les dans Excel avec Power Query.
3️⃣ Nettoyez et structurez vos données.
4️⃣ Créez des tableaux de bord interactifs (TCD, graphiques, slicers).
5️⃣ Utilisez ces outils pour identifier les points faibles, les opportunités et automatiser les alertes.
Vous voilà armé pour piloter efficacement votre ERP Dolibarr, tout en conservant une vision claire et actionable grâce à Microsoft Excel. Bon diagnostic ! 🚀
Annexes
| Ressource | Lien / Référence |
|---|---|
| Guide officiel Dolibarr – Export/Import | https://github.com/Dolibarr/dolibarr/wiki/Export-Import |
| Tutoriel Power Query (Microsoft) | https://learn.microsoft.com/fr-fr/powerquery/ |
| Modèles de tableau de bord Excel | https://templates.office.com/fr-fr/dashboard |
| Forum Dolibarr – Export Excel | https://forum.dolibarr.org/ |
(Les liens sont à jour à la date de rédaction – 3 Novembre 2025.)
Auteur : [Votre Nom], consultant en ERP & Business Intelligence, 10 ans d’expérience avec Dolibarr et Excel.
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