Le guide complet pour configurer, tester et optimiser votre ERP multi‑sociétés en un mois.
1. Contexte & Pourquoi la Multi‑Société avec Dolibarr ?
Dolibarr est un ERP/PGC (Gestionnaire de Pet Entreprise) open‑source très flexible. La fonctionnalité Multi‑Société permet de :
| Besoin | Apport de Dolibarr |
|---|---|
| Gérer plusieurs filiales ou marques distinctes | Chaque société possède son propre catalogue d’articles, ses comptes, ses clients/fournisseurs. |
| Sécuriser les accès | Gestion granulaire des droits (admin, comptable, commercial). |
| Piloter les états financiers consolidés | Rapports consolidés via le module Compta et export vers CSV/Excel. |
Mais installer et configurer cette fonctionnalité peut soulever de nombreuses questions. Ce guide vous propose un diagnostic pas à pas sur 30 jours avec une FAQ jour‑par‑jour pour vous accompagner.
2. Le Planning de 30 Jours
| Jour | Objectif | Action clé | Résultat attendu |
|---|---|---|---|
| 1 | Audit initial | Recenser la version actuelle de Dolibarr, ses modules activés et les contraintes légales locales. | Rapport d’inventaire + liste des modules à activer. |
| 2 | Plan de structure multi‑société | Définir les entités : nombre de sociétés, leurs noms, adresses légales, identifiants fiscaux. | Schéma de la structure (ex : Sarl ABC, SARL XYZ). |
| 3‑4 | Installation & mise à jour | Vérifier la compatibilité de PHP/MySQL, installer la dernière version stable (v9.x ou v10.x). | Environnement fonctionnel prêt à accueillir le multi‑company. |
| 5 | Activation du mode Multi‑Société | Ajouter le module multicompany via le menu « Modules ». |
Confirmation de l’activation. |
| 6‑7 | Création des sociétés | Créer chaque société via Paramètres → Companies → Add Company. | Toutes les sociétés apparaissent dans le menu déroulant. |
| 8 | Configuration des profils | Attribuer des groupes d’utilisateurs (Admin, Comptable, Vendeur). | droits d’accès définis par société. |
| 9‑10 | Import des données | Exporter les catalogues, contacts, comptes bancaires depuis l’ancien système. | Données migrées vers les sociétés correspondantes. |
| 11‑12 | Paramétrage comptable | Choisir le plan comptable, la devise, les centres de coûts par société. | Comptabilité configurée. |
| 13‑14 | Tests fonctionnels | Créer une vente, un achat, une facture, un paiement par société. | Rapport de test complet (sans erreurs). |
| 15‑16 | Rapports consolidés | Configurer des rapports (Bilan, compte de résultat) par société et consolidés. | Export PDF/CSV généré. |
| 17‑18 | Synchronisation & automatisation | Mettre en place des cron pour les sauvegardes et les rapports automatiques. | Processus automatisé. |
| 19‑20 | Formation interne | Sessions de prise en main pour les équipes clés (comptable, commercial). | Documentation interne et FAQ interne. |
| 21‑23 | Phase pilote | Utiliser le système en production sur un scénario réel (ex : fin de mois). | Retour d’expérience. |
| 24‑25 | Audits & validation | Vérifier la conformité légale, les contrôles d’accès, la cohérence des données. | Certification finale. |
| 26‑27 | Optimisations | Ajuster les droits, le design des fiches, les flux de travail. | Système stable. |
| 28‑30 | Conclusion & livrable | Rédiger le rapport complet + FAQ finale. | Documentation officielle. |
3. FAQ Multi‑Société Dolibarr – 30 Questions/Réponses
Note : chaque question correspond à un jour du planning. Elles sont regroupées ci‑dessous pour une lecture fluide, mais vous pouvez les consulter un jour à la fois.
| Jour | Question | Réponse détaillée |
|---|---|---|
| 1 | Comment vérifier la version de Dolibarr installée ? | Accédez à Accueil → À propos ou via l’URL /imaraclient/version.php. La version affichée indique le numéro de version (ex : 9.0.3). |
| 2 | Quel type de base de données est requis ? | MySQL ≥ 5.7 ou MariaDB ≥ 10.2 ou PostgreSQL 9.5+. Pour la plupart des hébergements, MySQL/MariaDB reste le choix standard. |
| 3 | Le serveur PHP doit‑il être installé en version précise ? | Dolibarr requiert PHP ≥ 7.4 (recommandé 8.1). Utilisez php -v en ligne de commande pour vérifier. |
| 4 | Comment désactiver les modules obsolètes avant d’activer le multi‑company ? | Dans Modules → Gestion des modules, désactivez les modules qui ne seront pas utilisés (ex : Paiement en ligne si vous restez sur facturation interne). |
| 5 | Comment créer une nouvelle société ? | Paramètres → Companies → Add Company → remplissez le nom, l’identifiant fiscal, l’adresse et le SIRET. Enregistrez, puis désignez la société comme « Active ». |
| 6 | Peut‑on créer plusieurs sociétés avec le même identifiant fiscal ? | Non. L’identifiant fiscal (SIREN/TVA) doit être unique pour chaque société afin d’éviter les collisions de données comptables. |
| 7 | Comment choisir la société active lors de la création d’une facture ? | Dans le formulaire de facture, le champ Company se décline en fonction de la société sélectionnée en haut à droite de l’interface. |
| 8 | Les articles sont‑ils partagés entre sociétés ? | Par défaut, non. Vous pouvez créer des articles dédiés à chaque société ou les partager via le même code si vous le désirez. |
| 9 | Comment gérer plusieurs devises ? | Dans chaque société, allez dans Comptabilité → Settings → Default currency et choisissez la devise souhaitée (EUR, USD, GBP…). |
| 10 | Est‑ce que les comptes bancaires sont globaux ou par société ? | Les comptes bancaires sont liés à la société. Créez un compte bancaire dans chaque fiche société (onglet Bank accounts). |
| 11 | Comment affecter les droits d’accès par société ? | Dans Administration → User management, créez des Profils, puis affectez les droits (lecture, écriture, validation) à la société concernée via l’onglet Access rights → Multi‑company. |
| 12 | Peut‑on créer des groupes d’utilisateurs spécifiques à une société ? | Oui. Un groupe peut être rattaché à une société dans l’onglet Access rights → Groups → Assign group to company. |
| 13 | Comment importer des contacts depuis un CRM externe ? | Utilisez l’outil Data Import (menu Tools → Data Import), mappez les colonnes CSV aux champs du module Addressbook et choisissez la société cible. |
| 14 | Le module « Stocks » fonctionne‑t‑il avec plusieurs sociétés ? | Oui. Chaque société possède son propre stock. Vous pouvez activer la visibilité d’un stock partagé via l’onglet Stocks → Cross‑company stock sharing. |
| 15 | Comment consigner les écritures comptables dans la bonne société ? | Dans Comptabilité → Write entries, choisissez la société dans le sélecteur. Les écritures seront alors enregistrées dans le grand‑livre de cette société. |
| 16 | Les rapports consolidés sont‑ils automatiques ? | Non, ils nécessitent un export ou une création manuelle de modèles (ex : via Reports → Financial → Consolidated Report). Vous pouvez automatiser l’export avec des scripts PHP CRON. |
| 17 | Quel format de sauvegarde recommande‑t‑on pour la restauration ? | Une sauvegarde complète de la base SQL (mysqldump -u user -p db_name > backup.sql) couplée à une copie du répertoire document/ pour les fichiers (PDF, pièces jointes). |
| 18 | Comment automatiser les sauvegardes quotidiennes ? | Créez un cron comme 0 2 * * * /usr/bin/mysqldump -u dolibarruser -p$MOTDEPASSE dolibarr_db > /opt/backups/dolibarr_$(date +\%Y\%m\%d).sql. |
| 19 | Le calendrier des comptes (plan comptable) doit‑il être identique pour toutes les sociétés ? | Idéalement, oui pour simplifier la consolidation. Vous pouvez tout de même utiliser des plans différents mais il faudra gérer les mappings manuellement. |
| 20 | Comment gérer les taxes différentes par société ? | Dans chaque société, activez les taux de TVA spécifiques via Comptabilité → Taxes → Add tax et affectez‑les aux articles correspondants. |
| 21 | Est‑ce que les fiches clients/fournisseurs sont partagés entre sociétés ? | Les fiches créées sont liées à la société courante. Vous pouvez les copier manuellement ou utiliser l’export/import pour les réutiliser. |
| 22 | Comment exclure une société des rapports consolidés ? | Décochez la case Include in consolidation dans la fiche société ou créez un filtre de rapport par société. |
| 23 | Quel est le processus de suppression d’une société ? | Désactivez d’abord la société (onglet Status), puis supprimez les écritures comptables associées. Enfin, supprimez la société via Companies → Delete. |
| 24 | Peut‑on appliquer des workflows d’approbation différents selon la société ? | Oui. Utilisez le module Workflow (ou créer des règles de validation personnalisées) et affectez‑les à chaque société dans Settings → Workflow. |
| 25 | Comment gérer les notifications email par société ? | Dans Administration → Email settings, vous pouvez définir un expéditeur et un destinataire par défaut. Vous pouvez aussi configurer plusieurs modèles d’email via des variables de société. |
| 26 | Les pièces jointes peuvent‑elles être stockées par société ? | Oui. Les fichiers uploadés sont placés dans files/<company_id>/. Ainsi, chaque société possède son espace dédié. |
| 27 | Comment migrer des données depuis un ancien ERP ? | Exportez les données sous forme de CSV depuis l’ancien ERP, puis utilisez l’outil Data Import de Dolibarr en renseignant la colonne company_id pour indiquer la société cible. |
| 28 | Quel paramètre de sécurité doit être vérifié avant la mise en production ? | Activez le chiffrement HTTPS, désactivez le mode debug en production, limitez les IP dans Administration → Network access et utilisez des comptes système avec les droits minimum. |
| 29 | Comment tester la compatibilité avec des modules tiers (ex : CRM, Paiement) ? | Installez le module tiers, puis testez la création d’une opération dans chaque société. Vérifiez que la société sélectionnée est prise en compte dans les appels externes. |
| 30 | Quel document final livrer au client ? | Un rapport de 30 jours contenant : • Structure de l’environnement • Documentation de chaque étape • FAQ récapitulative (les 30 questions ci‑dessus) • Scripts de sauvegarde et de restauration • Plan de continuité après migration. |
4. Bonnes Pratiques & Astuces
| Astuce | Pourquoi |
|---|---|
Nommer les sociétés avec un suffixe numérique (SARL_01, SARL_02) |
Facilite la repérence rapide dans les listes déroulantes. |
| Utiliser le même identifiant interne que le numéro SIRET | Simplifie l’export des données légales vers les autorités fiscales. |
| Créer un groupe “Comptable Multi‑Société” | Permet de donner les mêmes droits à plusieurs utilisateurs dans toutes les sociétés. |
| Documenter chaque modification dans un wiki interne | Réduit les frictions lors des audits et de la formation. |
| Activer le logging des actions critiques | Trace chaque création/suppression d’écriture comptable, utile en cas d’audit. |
5. Conclusion
La mise en place du mode multi‑société dans Dolibarr, bien qu’elle paraisse technique, peut être réalisée en 30 jours avec une approche structurée :
- Audit & planification.
- Installation + activation du module.
- Création et configuration des sociétés.
- Migration des données.
- Tests & formation.
- Go‑live et suivi.
En suivant le planning proposé et en passant par chaque FAQ jour‑par‑jour, vous obtiendrez un système robuste, sécurisé et parfaitement adapté à la gestion de plusieurs entités juridiques distinctes.
🎯 Votre Prochaine Étape
- Téléchargez le planning Excel (ou le tableau Kanban) fourni dans le livrable.
- Planifiez les créneaux de travail avec votre équipe IT et votre comptable.
- Lancez la première journée d’audit (jour 1).
Bonne implémentation ! 🚀
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