Dolibarr commandes : Guide complet pour débutants

Vous venez de vous lancer dans l’usage de Dolibarr – le logiciel open‑source de gestion intégrée (ERP & CRM) – et vous vous demandez comment gérer les commandes. Que vous soyez commerçant, prestataire ou équipe interne, maîtriser les commandes (ou “commandes” en français) est essentiel pour le suivi de votre activité commerciale. Cet article vous propose un tour d’horizon complet, étape par étape, afin de vous familiariser avec les commandes dans Dolibarr.

1. Pourquoi les Commandes sont-elles centrales ?

  • Point d’entrée vers la facturation : Une commande est le socle sur lequel se basera la facture.

  • Suivi client : Historique transparent des besoins, des livraisons et des paiements.

  • Gestion des stocks : Mise à jour automatisée des quantités lorsqu’une commande est validée.

  • Reporting : Analyse des ventes par produit, client, période.

2. Présentation rapide de l’interface des Commandes

Menu → Clients (Prospects) → Commandes

Section Explication
Liste des commandes Filtre/tri par statut, date, client, etc.
Ajout Bouton « +Créer une commande »
Filtres avancés Recherche par mot‑clé, date, montant, état
Fonctions d’export CSV / PDF / Excel

Astuce : utilisez le champ « Recherche rapide » pour trouver instantanément une commande précise.

3. Créer une Commande

3.1. The Simple Path (Sans maître de composant)

  1. Menu → Commandes → Créer.

  2. Sélectionnez le client (tiers). Vous pouvez le créer d’ici‑là si besoin.

  3. Remplir les champs obligatoires : date de création, date de livraison souhaitée, mode de paiement …
    Soutien client : Description, Référence fournisseur, Remise.

  4. Ajouter des lignes de produit (en cliquant « Ajouter un produit »).

    • Choisir le produit dans la liste ou saisir les détails manuellement (quantité, prix, remise).

    • Vous pouvez également importer un fichier Excel avec les éléments de la commande.

  5. Sauvegarder : l’état par défaut est « En cours ».

3.2. Le Métier Premium (Processus par « Fiche de vente »)

  • Fiche Ventes » (Facture en cours) → Créer → Commandes.

  • Pas de différence fonctionnelle mais visible pour les utilisateurs ayant besoin d’intégrer les échanges « Ventes / Production ».

4. Gestion des statuts

Les statuts définissent l’état d’avancement de la commande :

Code Étiquette Signification
1 En cours La commande est en cours de traitement.
2 En préparation Production/Livraison en cours.
3 Expédiée Produit envoyé, suivi de livraison.
4 Annulée Commande invalidée, pas de facturation.
5 Facturée L’état final, la facture est brouillée.
… (Selon votre configuration).

Vous pouvez modifier tout statut en cliquant sur l’état actuel et en choisissant une nouvelle action. Cela déclenche les alarmes automatiques (email, automatisation de workflow).

5. Passer d’une Commande à une Facture

La conversion est simple :

  1. Sur la fiche de commande, cliquez sur « Convertir en facture ».

  2. Munissez la facture d’un numéro, choisissez le type (client, fournisseur).

  3. La facture reprend automatiquement le même détail de produit, la remise, le total, et les taxes.

  4. Validez la facture ou modifiez les réductions si besoin.

Conseil d’économiseur : si vous avez un client récurrent, utilisez la fonction « Facture à partir d’une commande récurrente » pour automatiser les factures mensuelles.

6. Personnalisation et Paramétrage

Dolibarr permet de ajuster les commandes en fonction de votre activité :

  • Champs personnalisés : Ajoutez des colonnes (ex : « Date de péremption », « Zone géographique »).

  • Modèles d’email : Pré‑définissez le contenu de la notification automatique envoyée aux clients.

  • Tarifs par client : Définissez des prix spécifiques dans la fiche du client.

7. Méthodes avancées

7.1. La duplication de commandes

Toujours le même lot, de renouveler la commande ?

  • Allez sur la commande source → Options > Dupliquer → Modifiez le numéro de référence, la date, et sauvegardez.

7.2. Export / Import

  • CSV Export : Vous pouvez exporter votre liste de commandes vers un fichier CSV pour l’analyse Excel.

  • Import XML/CSV : Importez de factures existantes, notamment si vous migrez depuis un autre ERP.

7.3. Workflow via Automatisation (Apache Hop)

Dolibarr se connecte à Apache Hop (anciennement Talend) pour créer des processus d’automatisation passionnants :

  • Parcours automatiques : Quand une commande atteint le statut "Expédiée", déclencher un webhook de suivi de colis.

  • Alertes : Si le stock atteint un seuil critique, envoya un email de réapprovisionnement.

8. Suivi et Reporting

  • Rapport « Commandes par client » : Couleur, volume, délai moyen.

  • Rapport « Statuts de commande » : TMF (Temps Moyen de Facturation).

  • Dashboard : Accueil Dolibarr, glissez-déposez vos widgets.

9. Faytilles et bonnes pratiques

Astuce Pourquoi c’est utile
Utilisez les raccourcis clavier (Ctrl+N, Ctrl+S, etc.) Gagnez du temps.
« ` Calendrier intégré : Visualisez les dates d’expédition Prévenez les retards.
« ` Réviser la commande avant de la facturer : vérifiez la remise, les taxes Pas de rejet client.

10. Conclusion

Les commandes dans Dolibarr, bien que théoriquement simples, possèdent un potentiel énorme quand on les exploite correctement. Vous avez désormais :

  • Compris la structure des commandes et leur interface.

  • Appris à créer, modifier, annuler ainsi qu’à passer à la facturation.

  • Découvert comment personnaliser et automatiser votre flux de travail.

  • Savoirs comment exporter, importer pour la migration ou le reporting.

Il ne vous reste plus qu’à mettre en pratique. Commencez par créer une commande test, facturez‑la, surveillez ses statuts, et observez les retours clients. Bonne gestion des commandes !

Ressources complémentaires

Bon travail dans l’univers de Dolibarr !

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