Dolibarr commandes : Les meilleures pratiques à connaître

Les commandes sont le cœur de la chaîne d’approvisionnement et de la facturation dans Dolibarr. Meilleures pratiques → réduction des erreurs, auditabilité, gain de temps.

1. Préparer le terrain : configuration globale

# Action Pourquoi ? Comment
1 Activer le module Commandes Sans module, la gestion est impossible. Modules → Gestion → Commandes
2 Attribuer les droits d’accès Sécuriser les données sensitives. Contrôle d’accès → Commandes → niveaux : Création, Modification, Visualisation seulement, Supprimer
3 Définir les profils d’utilisateurs Permet un paramétrage sans abus. Utilisateurs → Profils (ex : commerciaux, trésorerie, logistique)
4 Configurer la gestion des stocks Éviter les ventes surproduits. Stock → Configuration → Méthode de valuation (FIFO/LIFO/EP).
5 Paramétrer les pipeline d’approbation Pour un contrôle interne. Travail -> Éditeur de workflows → création de statuts (PROJET, EN COURS, APPROUVÉE, CONCLUE)

Astuce : Avant de lancer le module, vérifiez que votre base de données a l’extension PDO activée, et que vos tables sont à jour (sql upgrades de la version 13+).

2. L’éco‑définitions des produits et des lignes de commande

2.1 Stockage des références produits

Champ Astuce Exemple
Référence Choisir un format interne clair (article‑0001). PHYS-0001
Sous‑référence Pour variantes (Taille, couleur). TLS-P
Prix unitaire HT Séparer le prix HT du prix TTC en fin de colonne. 25.50 €
Taxe applicable Table de taxe à jour. TVA 20%

Intégrité : utilisez les failles (champs « non nul ») de Dolibarr pour forcer une valeur (ex‑‐ un produit sans référence n’est pas enregistré).

2.2 Line‑items & taxes

Ligne Éléments
qte Quantité (préciser unités).
tva_tx % TVA
discount Remise linewise (au besoin).
description Texte synthétique (extraits de fiche produit).

Rule : la remise doit être calculée en HT, puis la TVA appliquée sur montant réduit.

3. Le workflow de la commande : de la création à l’expédition

3.1 Création

  1. Extraction de l’offre (proposition)

    • Duplication du produit privé (Dupliquer → *Commande*).

    • Vérifier le statut Validee pour garantir les prix.

  2. Validation du stock

    • Activation de l’option “Vérifier le stock avant de la création”

    • Fail‑over : Si il manque, ne pas passer en état CONFIRMED mais mettre en BLOCKED et avertir l’équipe.

  3. Blocage de la commande (facultatif)

    • Exemple : Blocage par fournisseur

    • Chaîne appraide qui exige un déclencheur externe (ex : mail de confirmation).

3.2 Approbation

Niveau Action Membre(s) Outils
Commercial Soumettre la commande Commercial Mail → Sujet : Approve Order #123
Finance Contrôle de solvabilité Comptable Script de vérification sur historique client

Workflow dynactif : Vous pouvez concevoir les statuts de votre propre flux dans Workbench → Gestion des statuts.

3.3 Expédition

  1. Sélection du transporteur

    • Idéalement connecté via l’API Shipment (Cdiscount, DHL, etc.)

    • Conserver un lien dans le champ shipping_method.

  2. Étiquette de livraison

    • Générer via Étiquettes → PDF automatisé

    • Intégration with Zoho Print pour quick‑print.

  3. Mise à jour du stock

    • Option “Décrémenter le stock lors de l’expédition” activée afin d’éviter double comptage.

3.4 Facturation

  • Auto‑création (option Invoice On Order Confirmation)

  • Choix de la conversion de devis

    • Option: Copier les conditions de paiement (ex. 30 jours net)

Astuce : Multi‑currency – Si vous facturez en devises différentes, activez config.php MULTI_CURRENCY. Dolibarr gère la conversion via Vendeur→Liste de devises.

4. Gestion de l’historique & de la traçabilité

Type Contenu Outil
Audit Date, utilisateur, changement Logs (« journal d’activité »)
Références CIF, N° de facturation, embarquement Annexes
Modifications En temps réel via hooks Hook complétion (hook_order)`

LP: Maitrise des hook – par exemple :

// Hook pour déclencher un e‑mail lorsque l’état change à CONFIRMED

function horde_orderOnStatusChanged($action,$object) {

   if($action == 'confirmed'){

       dol_send_email($object->customer->email, array(

            'subject'=> 'Commande #'.$object->id.' confirmée',

            'body'=> 'Nous vous remercions...',

            'sendto'=> $object->customer->email,

            'object'=> $object

       ));

   }

}

5. Personnalisation produit et commande

5.1 Champs personnalisés

  • Créer des Pools : Modules → Personnalisation → Champs
    Ex. Code de proveniens, Condition de stockage.

5.2 Lignes d’activité supplémentaires (jeopardies)

  • Un champ Promo code → s’assurer de sa validité
    (relation avec Bon de réduction module).

6. Export/Import & Reporting

Outil Quand l’utiliser Tips
CSV export Rapports fournisseurs, bilan mensuel Mappage, éviter de trier via ORDER BY.
ODBC Intégration ERP Réintroduire les erreurs log via ODBC errors.log.
Widget d’analyse (Graphiques) KPI de vente Pie chart Total Vente par Catégorie.

Report KB : report.php?report=order_monthly inclut la macro: {{DATE_FORMAT:"%Y-%m"}}.

7. Sécurité & conformité

Risque Mesure Exécution
Manipulation des prix Limiter modification aux profils ADMIN & COMMERCE. manageright.php
Accès à la section clients Mettre en place un segment de pays. if ( $user->country != $customer->country) deny();
Sauvegarde Snapshots hebdomadaires php shell backup.sh

GDPR : Utilisez le module Data Protection pour gérer les droits d’accès des clients (Request to delete).

8. Performance : l’optimisation des volumes

Point Commande Impact
Index SQL CREATE INDEX idx_future_date ON llx_commandes(date); 30% moins de temps de requête
Bypass cache clear_cache_compiled Récupère les derniers modules après modification
Contrôles « lazy‑loading » ::$parameters['view_qlty'] = 'compact'; Charge uniquement les colonnes nécessaires

9. Utiliser les APIs : construire votre propre automatisation

API Étape Code snippet
REST API Authentification curl -X POST -d "login=user&password=pass" http://dolibarr.example/rest.php/login
Last Gen Crée une commande POST /commande?token=xxx (body JSON)
Workflow Hooks ± automate function order_inciteExcel($id){…}

Build : Créez un micro‑service NodeJS pour transformer les données Excel en JSON à la fois pour l’ajout et la validation vol.

10. Cas d’usages récurrents

Cas Solution Dudibarr Étapes clés
B2B volumes élevés Module Integration Externe avec SFTP Push & Pull automatisés dans 5 minutes
Paiements réguliers paiements récurrents Commande → Facture → Récurrence
Gestion de lots Gestion des lots Code de mise à jour via API lot status

11. Checklist rapide

  1. Mise à jour : Dolibarr + modules.

  2. Profil utilisateur : en place.

  3. Champ produits : complet + validé.

  4. Stock : synchronisé.

  5. Workflow : validé, retenu.

  6. Sauvegarde : automatisée.

  7. Tests : flux d’une commande en dev.

12. Resources & bonnes pratiques supplémentaires

  • Documentation Officielle – https://wiki.dolibarr.org/index.php/Documentation

  • Forum – “Réalisations commandes” section.

  • GitHub – Contribution dolibarr/dolibarr pour des pull requests sur les workflows.

  • Blog – “Optimiser les ventes" – conseils pour la configuration.

Le mantra : « Une commande bien saisie est deux commandes de moins à corriger. »

En suivant ces étapes et recommandations, vous transformerez votre gestion des commandes dans Dolibarr en un processus fiable, auditier, et automatisé, tout en diminuant les erreurs humaines et en améliorant l’expérience client. Bonnes ventes !

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