Dolibarr CRM : Guide complet pour débutants

Dolibarr CRM : Guide complet pour débutants

Dolibarr est l’un des solutions open‑source logicielles de gestion (ERP + CRM) les plus populaires. Son interface moderne, sa modularité et la communauté active le rendent idéal pour PME, indépendants ou toute organisation qui souhaite contrôler ses opérations sans lourdes contraintes budgétaires.

Le présent guide vous accompagne pas‑à‑pas, de l’installation à l’utilisation quotidienne, afin que vous puissiez exploiter pleinement Dolibarr sans vous perdre dans ses nombreuses options.

1. Pourquoi choisir Dolibarr ?

Avantages Détails
Open‑source & Gratuit Code source libre, aucune licence coûteuse, communauté d’utilisateurs contributeurs.
Modularité Activez ou désactivez les modules : commerce, facturation, paie, stock, projets, etc.
Interface intuitive Conçue pour les utilisateurs non techniques (menu déroulant, recherche rapide, onglets).
Pas de dépendances lourdes Fonctionne sur PHP 5.4+, MySQL 5+ ou MariaDB.
Multilingue Support de plus de 50 langues, y compris le français.
Sécurité et Permissions Gestion fine des droits utilisateurs et des modules.

2. Prérequis avant l’installation

  1. Serveur

    • Un serveur web (Apache, Nginx…) avec PHP (>= 7.4), MySQL/MariaDB.

    • (Optionnel) Docker pour une installation plus aisée.

  2. Accès SSH / FTP (ou un panneau d’administration hébergeur).

  3. Base de données (vide) et utilisateur autorisé à créer tables.

  4. Adresse e‑mail administrative pour notifications et vérification.

Note : Si vous ne disposez pas de votre propre serveur, vous pouvez choisir un hébergement mutualisé ou un VPS. Dolibarr fonctionne aussi sur des services cloud (Google Cloud, AWS, OVH).

3. Installation – 3 méthodes

3.1 Installation sur un hébergement classique (Apache + PHP)

  1. Télécharger Dolibarr

  2. Uploader sur le serveur

    • FTP ou Git : tar -xzvf dolibarr-XX.tar.gz → /var/www/dolibarr/.

  3. Créer la base de données

    • Via phpMyAdmin ou mysql -u root -p → 
      CREATE DATABASE dolibarr CHARACTER SET utf8mb4 COLLATE utf8mb4_unicode_ci;
      
CREATE USER 'dolibarr'@'localhost' IDENTIFIED BY 'motdepasse';
      
GRANT ALL PRIVILEGES ON dolibarr.* TO 'dolibarr'@'localhost';
      
FLUSH PRIVILEGES;

  4. Démarrer l’installation

    • Ouvrez votre navigateur : http://votre-domaine.com/dolibarr/

    • Suivez le wizard (Langue → Enregistrement → Base → Modules).

    • L’installateur crée conf/conf.php contenant les paramètres de connexion.

  5. Sécuriser le répertoire /files

3.2 Installation via Docker

docker run -d --name=web -p 80:80 \

  -e "DOL_TABLEPREFIX=ll_" -e "DOL_DB_HOST=db" \

  -e "DOL_DB_NAME=dolibarr" -e "DOL_DB_USER=dolibarr" \

  -e "DOL_DB_PASSWORD=motdepasse" \

  illbitor/dolibarr:latest

Lancez un conteneur MariaDB séparément (docker run --name db -e MYSQL_ROOT_PASSWORD=… -d mariadb:10.5). À la première connexion, l’installateur complet est présent à http://localhost.

3.3 Installation via un hébergeur gestionnaire (OpenShift / Azure App Service)

  • La plupart des hébergeurs proposent des modèles préconfigurés.

  • Choisissez simply “PHP + MySQL + Dolibarr” et suivez les instructions intégrées.

4. La première connexion – Le tableau de bord

Zone du tableau de bord À quoi ça sert ?
Graphiques (ventes, fiabilité) Aperçu rapide de votre activité.
Dernier travail Contacts, projets, factures affichés.
Rapports Imprimez, exportez, et partagez vos KPI.
Modules Transition rapide vers vos fonctionnalités préférées.

Astuce : Cliquez sur l’icône ⚙️ en haut à droite → « Configuration » → “Mon Profil” pour concevoir votre interface personnalisée.

5. Gestion des entreprises – Contacts & Leads

5.1 Créer une société / entreprise

  1. Menu → Clients → Nouvelle société.

  2. Remplissez les champs obligatoires (Nom, RAISON SOCIALE, Tél, E‑mail).

  3. Ajoutez Custom Fields (SIRET, TVA) si besoin : Configuration → Custom Fields.

5.2 Gestion des éléments de contact

  1. Contact → Ajouter un contact

    • Type (commercial, support…)

    • Rôles (Chef d’entreprise, Acheteur, etc.)

  2. Autorité de signature

    • Indiquez les signataires approbateurs pour devis/factures.

5.3 Leads & Opportunités

  1. Nouveau Lead → Formulaire :

    • Nom (ex. « Nouveau projet X »).

    • Valeur estimée (monnaie).

  2. Statut : Prospection, Qualification, Négociation, Fermé Vendu, Fermé Perdu.

  3. Conversion : Google → « Convertir ce lead en client ».

  4. Historique : Toutes les actions (email, appels) se retrouvent automatiquement.

6. Vente – Devis, commandes, factures

Étape Action Exemple
1 — Devis Vente → Devis → Nouveau devis Client X ; Produit A (€200) ; Taxes 20%
2 — Approbation Vérifiez les conditions, puis « Valider & Envoyer » Envoi PDF par e‑mail (SMTP configuration dans Configuration > Email).
3 — Commande Convertir le devis en “Commande” (suite de l’action). Le même détail (produits, quantités).
4 — Livraison Livraison → Livraison prévue Si marchandises logistiques.
5 — Facture Vente → Factures → Valeur du devis/commande Méthode de paiement, dates d’échéance.
6 — Suivi Paiement automatique via plan de paiement Relevé bancaire / Integrazione Banca.

Tip : Accédez à Configuration → Modules → Activez le module « Facturation multiplateforme » pour la génération automatique de devis à partir de commandes.

7. Gestion des stocks & des commandes fournisseurs

  1. Produits → Gestion des produits

    • Ajouter des références, poids, dimensions, stock minimum.

  2. Stocks → Entrées / Sorties

    • Inbound (commandes fournisseurs) ou Outlet (ventes clients).

    • Possibilité de multijournaux (une entité différente par localisation).

  3. Achat

    • Fournisseurs → Commande fournisseur.

    • Lié aux fournisseurs et aux produits.

  4. Réapprovisionnement

    • Des règles automatiques dans Configuration → Stock pour basculer en rachat dès seuil.

8. Modules complémentaires utiles

Module Utilité Où les activer
Projets Gestion de tâches, affectations, temps Configuration > Modules
HRM Gestion des salariés, congés, paie Configuration > Modules
Compta Comptabilité bilingue, écritures, rapprochements Configuration > Modules
E‑Commerce Shop w/ WooCommerce Configuration > Modules
Bibliothèque Documents, PDF, gestion des modèles Configuration > Modules
CRM Leads Automatisation des flux de leads Configuration > Modules

Astuce : Un module est toujours désactivé jusqu’à ce que vous l’utilisiez. Désactivez ceux qui ne concernent pas votre métier pour garder l’interface propre.

9. Sécurité et bonnes pratiques

Action Pourquoi Comment
Mises à jour Corriger bugs et failles Menu > Administration > Mises à jour
SSL Protéger les données sensibles Activer TLS/HTTPS sur votre serveur.
Mot de passe fort Empêcher attaques brute Au moins 12 caractères, mix lettres + chiffres + symboles.
Restreindre accès Limiter l’accès à des IP spécifiques .htaccess sur le dossier /htdocs/
Sauvegarde Sauvegardez la DB et les fichiers Créez un cron job pour export quotidien.

Tip : Dolibarr offre un module “Backup/Restore” (ne pas oublier de l’activer) permettant de créer un archive ZIP du dossier conf/, files/, docs/, etc.

10. Intégrations et automatisations

Intégration Description Lien
Mailchimp Import CSV contacts en temps réel https://www.dolibarr.org/forums/s/59420
Zapier Connectez Dolibarr à Slack, Google Sheets, etc. https://www.zapier.com/integrations/dolibarr
Webhook Génération de scripts d’automatisation Configuration > Modules > API REST
IMPORT/EXPORT Couplage avec outils DMS (DocuWare, SharePoint) via XML/CSV Fichier > Importer

Astuce: Activez le module « API Rest » pour permettre à d’autres applications (mobile, webhooks) de lire/écrire dans Dolibarr. La documentation se trouve dans Help > API.

11. Communauté & Ressources

Pro Tip : Toujours tester en sandbox, surtout avant de mettre à jour les modules, car certains add‑ons peuvent ne pas être compatibles immédiatement.

12. Cas d’usage : Atelier de démarrage (session 3h)

  1. Séance 1 (1 h) : Installation, configuration de base, création d’une société, import de contacts (déjà exporter en .csv).

  2. Séance 2 (1 h) : Transparence de devis → validation → passer commande → livraison.

  3. Séance 3 (1 h) : Génération de rapports, mise en place d’autorisations (utilisateurs restreints).

Pratique : Après chaque session, un “handbook” (PDF) est envoyé à tous les participants.

13. Résumé

Sujet Résultat
Installation Dolibarr opérationnel sur serveur local ou Docker
Configuration Base de données, modules actifs, paramètres RH
Gestion CRM Clients, leads, secteur d’activité
Vente & Facturation Devis, commandes, livraisons, factures automatisées
Stock & Achat Gestion intégrale du flux de marchandises
Sécurité SSL, backups, droits utilisateurs
Intégration API, Webhooks, Zapier
Communauté Forums, docs, support communautaire

14. Prochaine étape

  1. Explorez les Playbooks

    • Chez mon entreprise, j’ai intégré Dolibarr à un flux de travail Zapier : réception de leads depuis un formulaire Google, création de la société en « Prospection », suivi via Slack.

  2. Personnalisez

    • Ajoutez vos logos, vos modèles de factures.

  3. Mettez à jour

    • En 2025, la version 14.4 vient avec du support pour la conformité RGPD intégrée.

Rappel : Le plus important est de tester chaque module avant de le lancer en production.

Bon courage et à vos claviers !
Vous avez désormais les clés pour faire de Dolibarr votre allié de gestion. Bon travail !

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