Dolibarr et la gestion commerciale : Guide complet pour débutants

Vous cherchez un outil simple, gratuit et complet pour piloter votre entreprise ? Dolibarr ! Cet ERP & CRM open‑source est devenu le choix numéro 1 pour les professionnels français, les PME et les auto‑entrepreneurs. Dans cet article, nous allons vous présenter Dolibarr, ses modules commerciaux, et vous donner un guide pas‑à‑pas pour démarrer en toute sérénité.

Tip : Le guide s’adresse à ceux qui n’ont aucune expérience préalable avec Dolibarr ; de plus, tous les exemples sont basés sur la version 19.0 (au moment de la rédaction ; version stable à jour).

1. Ce qu’est Dolibarr

Caractéristique Ce que Dolibarr propose
Type ERP (Enterprise Resource Planning) + CRM (Customer Relationship Management)
Licence GPLv3 (gratuit et open‑source)
Langues Plus de 80 langues, dont le français (identique à l’interface, pas seulement le contenu)
Architecture Basé sur PHP + MySQL / MariaDB, hébergement sur VPS, conso ou cloud (DigitalOcean, Linode, OVH…)
Modularité Chaque fonction (gestion des clients, devis, facturation, stock, projet, RH…) est un module pouvant être activé/désactivé

Pourquoi Dolibarr ?

  • Interface intuitive.

  • Conformité fiscale française (TVA, facturation électronique, export PEI).

  • Une communauté active (forums, GitHub).

  • Pas de frais de licence : vous n’avez que les coûts d’hébergement et d’extension (modules complémentaires, themes).

2. Les modules clés pour la gestion commerciale

Module Fonctionnalités principales Utilité typique
Clients / Fournisseurs Entreprise / Personne, contact, contrats Gérer les parties prenantes
Devis / Commandes Création, validation, distribution en PDF/E‑mail Prospection et commercialisation
Facturation Factures, paiements, relances automatiques Flux de trésorerie
Stock / Produits Gestion des stocks, bons d’achats, entrées/sorties Contrôle des inventaires
Rapports DAX, PDF export, tableaux de bord Analyse financière
Projet / Tâches Suivi de projet, affectation de tâches Gestion de la charge de travail
E‑commerce (module externe) Intégration boutique en ligne Ventes multicanal

Astuce : au fur et à mesure de l’utilisation, activez seulement les modules nécessaires pour garder une interface épurée.

3. Installation de Dolibarr

3.1 Prérequis

Élément Recommandation
Serveur VPS (DigitalOcean, OVH, Linode) ou hébergement mutualisé PHP 7.4 + / PHP 8.1 +
Base de données MySQL 8 + / MariaDB 10 +
Accès SSH Oui (si serveur personnel)
Certificat SSL Pour sécuriser la connexion

Option 1 : Installation via gestionnaire de packages (Debian/Ubuntu) 

sudo apt-get update

sudo apt-get install apache2 php8.1 php8.1-mysql php8.1-gd php8.1-xml php8.1-curl php8.1-mbstring mysql-server

Option 2 : Installation depuis le dépôt officiel 

wget https://paulvda.com/migration/di19.04.tar.gz

tar -xzvf di19.04.tar.gz

sudo mv dolibarr /var/www/html/

sudo chown -R www-data:www-data /var/www/html/dolibarr

Option 3 : Docker
Créez un fichier docker-compose.yml :

version: '3.8'

services:

  db:

    image: mariadb:10.7

    environment:

      MYSQL_ROOT_PASSWORD: rootpass

      MYSQL_DATABASE: dolibarr

      MYSQL_USER: dolibarr

      MYSQL_PASSWORD: dolipass

    volumes:

      - db_data:/var/lib/mysql

  web:

    image: dolibarr:latest

    environment:

      DOLI_DB_HOST: db

      DOLI_DB_USER: dolibarr

      DOLI_DB_PASSWORD: dolipass

      DOLI_DB_NAME: dolibarr

    depends_on:

      - db

    ports:

      - "80:80"

    volumes:

      - ./dolibarr:/var/www/html

volumes:

  db_data:

Ensuite, lancez :

docker compose up -d

3.2 Premier accès

Ouvrez votre navigateur à l’adresse du serveur :
https://votre-serveur-ip/
La page d’accueil propose d’ajouter vos préférences (langue, fuso horaire, etc.). Cliquez sur Setup → ADMIN → CONNECT après avoir créé un compte admin.

Truc : Si vous utilisez HTTPS, assurez‑vous que le certificat est valide (Let’s Encrypt est une bonne option gratuite).

4. Configuration initiale

  1. Activation des modules essentiels

    • Accédez à Modules/Products → Modules → activez Clients / Fournisseurs, Devis / Commandes, Facturation, Stock, Rapports.

    • Vérifiez que l’icône de chaque module apparaît dans le menu latéral.

  2. Paramétrage fiscal

    • Setup > Parameters > Taxes

    • Ajoutez les taux de TVA (20 %, 5.5 %, 2.1 %, etc.)

    • Configurez le code comptable pour chaque taux (utile pour l’export PEI).

  3. Création des groupes utilisateurs

    • Setup > Users / Groups

    • Créez un groupe Commercial, Finance et affectez-y les droits d’accès spécifiques.

    • Ajoutez votre compte personnel en tant qu’administrateur.

  4. Paramètres bancaires

    • Setup > Bank Accounts

    • Ajoutez un compte bancaire (IBAN, Nom de l’institution, etc.).

    • Activez la synchronisation EC (E‑compta) si vous utilisez un opérateur bancaire.

  5. Paramétrage des formats de facture

    • Setup > Parameters > Accounting > PDF Formats

    • Sélectionnez le format français (facture 1.2).

    • Personnalisez le header (logo), page footer (remarques), etc.

5. Gestion des clients et des fournisseurs

5.1 Ajout d’une tpe (traduction pardoute)

  • Clients → Create

    • Saisissez les informations : raison sociale, adresse, numéro de TVA, contact principal.

    • Associez l’entreprise à un contact (personne pour les e‑mails, CEP).

    • Fermez en cliquant sur Validate.

  • Fournisseurs → Create

    • Même procédure, mais les champs Conditions de paiement et Contact fournisseur prennent une importance particulière pour la facturation et le crédit fournisseur.

Astuce : utilisez la recherche “auto‑complète” pour retrouver rapidement des entités.

5.2 Gestion des contacts associés

  • Dans le profil client/fournisseur, cliquez sur Contacts → Add.

  • Vous pouvez créer plusieurs contacts (commercial, comptable, DBA).

  • Le champ Type permet de distinguer les rôles (commercial, juridique).

6. Devis et commande

6.1 Création d’un devis

  1. Ouvrez Commercial → Customers → cliquez sur un client.

  2. Sélectionnez Generate new Quote (Devis).

  3. Remplissez les détails :

    • Article (avec CTA + référence)

    • Quantité

    • Prix unitaire HT

    • TVA (choix automatique en fonction du client)

  4. Ajoutez les conditions (validité, remise) et cliquez sur Save.

6.2 Validation et envoi

  • Appuyez sur Validate pour activer le devis.

  • Utilisez le bouton Send by mail (accessible en haut à droite).

  • Paramétrez l’e‑mail : sujet, message, pièces jointes PDF.

Truc : vous pouvez configurer un modèle d’e‑mail (24 h après création) pour relancer automatiquement les devis inactifs.

6.3 Passage de la commande

  • Commercial → Dashboard → Après avoir reçu la confirmation du client, cliquez sur Accept pour transformer le devis en commande.

  • Vous pouvez ajouter des articles, modifier les quantités, et le système créera la facture correspondante une fois le paiement reçu.

7. Facturation

7.1 Création d’une facture

  1. Passez la commande → Print > Facture (PDF) – le numéro de facture est généré automatiquement.

  2. Vérifiez C.V. des articles (TVA, prix, remise).

  3. Cliquez sur Validate.

  4. Enregistrez la facture dans le dim ledger (journal financier).

7.2 Relances automatiques

  • Dans Setup > Parameters > Commercial → Section Relances, activez la fréquence (15 jours, 30 jours…).

  • Dolibarr enverra automatiquement un e‑mail contenant un rappel de paiement (rapport de facture et lien de paiement, si connecté à un process de paiement).

7.3 Gestion des paiements

  • Allez dans Bank > Bank Accounts et cliquez sur Register payment pour rapprocher le paiement reçu avec la facture.

  • Assurez‑vous que la date de paiement est correctement réglée, cela affecte votre flux de trésorerie.

8. Gestion des stocks

8.1 Configuration des produits

  1. Setup > Products & Services > Products

    • Créez un article: Code interne, Nom, Description, Catégorie, Prix HT, Unité de mesure.

    • Vous pouvez ajouter des options (couleur, taille).

  2. Stock initial:

    • Dans la fiche produit, Stock: “Quantity” → Set initial quantity.

8.2 Bons d’achats / Entrées

  • Purchases > New purchase order

    • Sélectionnez fournisseur, articles, quantités, price.

    • Confirmez l’achat – vous avez la possibilité d’imprimer le bon d’achat.

  • Une fois le produit reçu, cliquez sur “Mark as received” pour mettre à jour le stock.

8.3 Gestion des inventaires (stock takes)

  • Setup > Inventory > Stock takes

    • Créez un “stock take” mensuel/annuel.

    • Saisissez les niveaux réels et comprenez les écarts (gain/stockout).

  • Utilisez l’option inventary filter pour activer/hors d’inventaire des articles spécifiques (ex: articles sur commande).

9. Rapports et export

Dolibarr propose plusieurs rapports intégrés éditables :

Rapport Utilité Ci-dessous la manière de l’afficher
Ventes par client Analyse de fréquentation Dashboard > Commercial > Stats
Flux de trésorerie Comptes de flux Setup > Parameters > Finance
Déficits de stock Ajustements Inventory > Stock low
Export PEI Fiscalité française Setup > Accounting > Export PEI

Astuce : sauvegardez chaque rapport au format PDF ou Excel (ex: Export > Save in CSV) pour les envoyer aux comptables.

10. Sécurité et sauvegardes

Action Méthode
Sauvegarde complète mysqldump pour la BD + copier le dossier dolibarr/htdocs
Cron de sauvegarde /usr/bin/mysqldump -u user -p'pass' dolibarr > /backup/dolibarr_$(date +%F).sql
Réorganisation de DB OPTIMIZE TABLE après gros flux
Sécurité d’accès Utiliser HTTPS, mot de passe admin robuste, 2FA (module d’authentification)

Truc : Docker + Orchestration (Docker Compose plus docker‑compose‑down -v pour enlever volumes) simplifie la migration.

11. Étape suivante : Intégration e‑commerce

Dolibarr offre plusieurs modules tiers permettant de lier votre ERP à un shop :

  • Dolibarr e‑commerce (par défaut, module Shop).

  • Prestashop + Dolibarr (integration via plugin).

  • Magento / WooCommerce (via connecteurs HTTP/REST).

Installation du module Shop

  1. Téléchargez le module sur le site officiel.

  2. Setup > Modules > Import → importez le fichier zip.

  3. Activez‑l.

Ce module vous permet de synchroniser les commandes du shop avec votre base Dolibarr, automatisant la facturation, le suivi stock et la gestion des retours.

12. Stack de ressources utiles

Type Ressource Pourquoi
Documentation officielle https://wiki.dolibarr.org/ Guide complet/Modules
Forum communautaire https://forum.dolibarr.org/ Aide, idées pratiques
Marketplace modules https://marketplace.dolibarr.org/ Extensions de fonctionnalités
Tutoriel vidéo (YouTube) « Dolibarr – Getting Started » Visuel, soutien étape par étape
GitHub https://github.com/Dolibarr/dolibarr Suivi des mises à jour futures

13. Checklist rapide pour débuter

  • [ ] Installer la stack (Apache, PHP, MySQL) ou Docker.

  • [ ] Créer l’environnement admin et passe-phrase.

  • [ ] Activer les modules fondamentaux (Clients, Facturation, Devis, Stock).

  • [ ] Configurer la TVA, l’export PEI.

  • [ ] Créer les comptes clients/fournisseurs.

  • [ ] Générer un devis, le valider, le transformer en commande.

  • [ ] Appuyer sur « Validé » pour la facture, enregistrer le paiement.

  • [ ] Réaliser un inventaire de stock mensuel.

  • [ ] Exporter un rapport de ventes et le partager avec votre comptable.

  • [ ] Activer les relances automatiques de factures.

  • [ ] Mettre en place une sauvegarde quotidienne.

14. Conclusion

Dolibarr est plus qu’un ERP; c’est un point d’ancrage unique qui regroupe tous les aspects de votre gestion commerciale : du premier contact client à l’achèvement de la facture, en passant par la logistique et les rapports financiers. Grâce à son architecture modulaire, vous pouvez démarrer avec le minimum viable, puis étendre progressivement vers des fonctionnalités plus avancées (e‑commerce, gestion de projet, ERP-complet).

Prenez un peu de temps aujourd’hui pour installer le système ; les premiers mois vous verront déjà une nette réduction des tâches administratives et un gain de temps précieux que vous pourrez réinvestir dans votre cœur de métier.

Pro Tip : demandez à votre équipe de tester une page de démonstration (sans données réelles) puis passez à un sandbox avec vos dossiers clients réels. Cela vous aide à comprendre le flux de travail complet sans perturber l’activité réelle.

Bon tournage sur Dolibarr ! 🚀

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