Dolibarr et la gestion des devis : Guide complet pour débutants

Dolibarr est un ERP / CRM open source très répandu auprès des petites et moyennes entreprises (PME), des auto‑entrepreneurs et des associations. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, la gestion des devis (ou devis « offres commerciales ») est l’une des premières tâches que vous rencontrerez lors de votre prise en main.

Dans cet article, nous allons vous expliquer, pas à pas, comment créer, modifier et suivre vos devis dans Dolibarr. Il s’adresse à un public débutant : vous n’avez besoin d’envisager que quelques lignes de code (ou pas du tout !) pour maîtriser les opérations quotidiennes.

1. Qu’est‑ce qu’un devis ?

Un devis est une proposition commerciale gratuite qui décrit les produits ou services que vous envisagez de livrer à un client potentiel, ainsi que le prix et les conditions (remises, délais de livraison, paiement, etc.).
Dans Dolibarr, un devis est un objet temporaire : il peut être transformé en commande, puis en facture.
Les devis sont donc le lien entre la prospection et la facturation.

2. Prérequis

Étape Action à réaliser Comment faire
Installation de Dolibarr Installer ~la version la plus récente~ (ou votre distribution Linux) Télécharger à partir du site officiel, suivre le wizard d’installation
Pré‑configuration Créez votre entreprise, votre adresse, votre devise Accédez au menu Paramètres → Mon entreprise
Création d’un client Ajoutez un client ou un prospect Clients → Créer un nouveau client
Accès au module Devis Vérifiez que le module Devis / Factures est activé Accueil → Modules → cocher Compta, devis, factures

⚠️ Si vous ne voyez pas l’onglet Devis, vérifiez que votre rôle utilisateur (p. ex. « Utilisateur sans droits d’achat ») a bien la permission Création de devis dans Réglages → Permissions.

3. Créer votre premier devis

  1. Accéder à la section Devis
    Menu → Changer de secteur → Devis.

  2. Cliquer sur « Créer un devis ». Un formulaire s’affiche, détaillé en six catégories :

Champ Signification Astuce
Client Nom, adresse, contact Utilisez le champ de recherche rapide
Référence Numéro de devis (auto‑numérotation possible) Laissez la case « Automatique » ou soyez créatif
Source Méthode de prospection ‘Affaire’ ou ‘Email’
Date Date de création Habituellement la date du jour
Date limite Date de validité Ajoutez un délai raisonnable (30-60 jours)
Conditions de paiement Net 30, Avance 20 % Utilisez les modèles standards ou créez un modèle personnalisé

  1. Ajouter des lignes produits/services

    • Cliquez sur Ajouter une ligne.

    • Saisissez libellé, quantité, unité, prix HT, TVA.

    • En bas de la ligne, un champ Remise (fixe ou %).

    ⚡ Astuce rapide. Vous avez un catalogue de produits ? Utilisez la fonction « Copy of product » ou importez via CSV.

  2. Calculs automatiques

    Dolibarr calcule automatiquement :

    • Sous‑total HT

    • Montant Remise

    • TVA

    • Total TTC

  3. Définir un commentaire ou une note interne (facultatif).

  4. Enregistrer
    Cliquez sur Enregistrer le devis en bas de page. Un dossier de pièces jointes s’ouvre : ajoutez un PDF de la spécification, un devis explicatif, etc.

4. Personnaliser les modèles de devis

Dolibarr offre la possibilité de créer plusieurs modèles (voire en plusieurs langues).

  1. Menu Accueil → Codage → Modèles de devis.

  2. Cliquez sur Nouveau modèle pour créer un modèle.

  3. Ajoutez les variables :

    • {{client.name}}

    • {{product-list}}

    • {{total_ht}}

    • {{tva_rate}}

  4. Enregistrer, puis ce modèle est sélectionnable dans le champ Modèle du formulaire de devis.

  5. Vous pouvez même définir un modèle par secteur commercial (B2B, B2C).

🛠️ Explosion de temps. Si vous gérez plusieurs langues, configurez un modèle anglais, un français, etc. Utilisez des variables {{multi-lang}} et un fichier CSV si besoin.

5. Envoyer le devis à votre client

Une fois votre devis rédigé, vous pouvez l’envoyer directement via :

Méthode Description How-to
Email Envoi PDF avec lien vers le devis dans Dolibarr Menu Actions → Email
Téléchargement PDF Vous pouvez générer & télécharger un PDF Télécharger le PDF
Intégration API Si vous avez un site e‑commerce, utilisez l’API REST /api/index.php?mode=json (voir docs)

Prendre en compte le délai de validité.
Vous pouvez choisir d’ajouter le champ « Valable jusqu’au » dans le devis, et Dolibarr vous alerte automatiquement lorsqu’un délai dépasse.

6. Convertir un devis en commande (voir un exemple)

  1. Ouvrir le devis.

  2. Cliquez sur Valider/Restocker → Convertir en commande.

  3. Choisissez le modèle de commande (si vous avez plusieurs).

  4. Dolibarr crée une commande qui conserve toutes les lignes, remises et TVA.

  5. Vous pouvez désormais ajuster les quantités, dates de livraison, etc.

⚠️ Les devis convertis restent visibles. Vous pouvez faire une copie dépuis le devis original si vous voulez garder un historique.

7. Suivi des devis

Dolibarr propose plusieurs outils de suivi :

Outil Pourquoi l’utiliser? Où le trouver?
Dashboard (tableau de bord) Vue d’ensemble des devis actifs, expirés, négociés Accueil → Tableau de bord
Rapport Générer un rapport PDF ou Excel de devis par client/vente Rapports → Suivi devis
Statistique Analyse des taux de conversion et de marge Analytics → Conversion

📊 Mission conseil. Définissez un KPI tel que "Taux de conversion : devis -> commande (30 %)". Suivez-le dans le tableau de bord personnalisé.

8. Astuces avancées (pour les premiers utilisateurs)

  1. Renvoie automatique : Configurez un Workflow pour relancer le client 10 jours après la création d’un devis expiré.

  2. Remises par segment : Ajoutez un champ « Segment client » et définissez des remises automatiques via les prix en per‑segment.

  3. Frais de port : Si votre offre inclut la livraison, ajoutez un champ de frais de port dans la configuration des unités de mesure.

  4. Gestion des taxes : Créez un champ dynamique « TVA applicable Selon pays » pour les offres internationales.

  5. Importer des devis : Si vous migrez des données, utilisez la fonction Import en CSV. Veillez à mapper les colonnes correctement.

9. Récapitulatif pas à pas

Étape Action
1 Créez votre entreprise, votre client.
2 Allez dans Devis → Créer un devis.
3 Remplissez le formulaire de base (client, dates, conditions).
4 Ajoutez les lignes produits/services.
5 Ajoutez un commentaire ou pièce jointe (PDF).
6 Enregistrez et vérifiez le PDF généré.
7 Envoyez le devis par email ou partagez le lien.
8 Suivez l’état (Valide, Expiré, Converti).
9 Convertissez en commande si accepté.
10 Facturez via le module Factures.

10. Ressources supplémentaires

11. Conclusion

La gestion des devis dans Dolibarr est simple une fois que vous avez compris l’étape « Créer → Vérifier → Envoyer ». La plate‑forme offre une flexibilité des modèles, un suivi robuste, et des possibilités d’automatisation qui vous aideront à réduire les temps de cycle de vente et à améliorer votre productivité.

Démarrez avec ces étapes, testez les fonctionnalités avancées lorsque vous êtes à l’aise, et bientôt vous serez capable de transformer chaque visiteur en prospect pricé, chaque devis en vente confirmée, et chaque vente en chiffre d’affaires real. Bonne prise en main !

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