Dolibarr est l’un des outils open‑source ERP/CRM les plus populaires en France et dans le monde. Sa courbe d’apprentissage est relativement douce, mais exploiter toute sa puissance pour la facturation demande une bonne connaissance des modules, des bonnes pratiques et parfois de petits raccourcis peu connus. Que vous soyez micro‑entrepreneur, TPE ou PME, ce guide regroupe des astuces pratiques et des recommandations d’experts pour optimiser votre gestion des factures avec Dolibarr.
1. Pourquoi choisir Dolibarr pour la facturation ?
| Avantage | Détails |
|---|---|
| Open‑source & gratuit | Pas de coût de licence; personnalisation illimitée. |
| Modularité | Si vous avez besoin que l’une des fonctions soit, activez‑le. |
| Facilité d’utilisation | Interface graphique moderne, pas besoin de connaissance technique approfondie. |
| Conformité fiscale | Gère les déclarations TVA, les modèles 1130/1311, les règles pénalités, etc. |
| Intégrations | banques, e‑commerce, ERP tiers via API. |
2. Prérequis indispensables avant de créer vos premières factures
| Étape | Astuce |
|---|---|
| Installer les modules essentiels | Facturation, Compta‑tva, Archive, Alerte, Remise. |
| Configurer votre comptabilité | Passez en Plan comptable (France) pour pouvoir associer chaque ligne de facture à un compte (411 Client, 4457 TVA collectée…). |
| Activer la signature électronique (si vous êtes soumis à la CNIL ou aux obligations de signature) | Connectez vos profils via Modules > Signatures numériques pour ajouter le QR code électronique aux PDFs. |
| Synchroniser votre calendrier et vos e‑mails | Salvez la liaison afin de pouvoir rattacher les factures à des e‑mails ou des événements (ex. Réunion PMP). |
3. Étape 1 – Créer votre première facture : pas à pas
3.1. Vérifier les informations client
- Facture + Contrat : assurez-vous que le numéro de client soit unique; utilisez un champ « Référence cliente » pour éviter les doubles.
- Adresse de facturation / Livraison : cochez « Même adresse » pour éviter la saisie répétée.
3.2. Remplir le tableau des lignes
- Produit ou Service : choisissez un code produit (tarif, TVA, unité).
- Quantité : si vous facturez en kilos ou mètres, déclarer l’unité pour éviter les erreurs de TVA (ex. 0,53 kg).
- Remise : utilisez les modèles de remise (percentual, fixe) ou créez un nouveau net-gratuit.
Astuce expert : Ajoutez un champ « Référence externe » (ex. "N° de commande Amazon") à toutes vos factures. Cela facilite les contrôles lors de l’intégration ERP→Marketplace.
3.3. Configurer la TVA
- Dolibarr applique automatiquement la TVA selon le type de produit. Vérifiez si votre facture peut bénéficier d’un taux réduit (ex. Alim, PTA).
- Astuce : Si un client est basé à l’étranger, désactivez la TVA via le bouton « GST non applicatif » dès l’entrée du client.
3.4. Résumé et validation
- Sur la page de récapitulation, vérifiez le total HT/TVA/TT (Tout‑toutes).
- Cliquez sur « Valider la facture » pour qu’elle passe à l’état En attente de paiement.
4. Automatiser la facturation : astuces pratiques
4.1. Factures récurrentes
- Allez dans Facture → Créer une facture récurrente.
- Choisissez la fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle).
- Indiquez la date de début et, si pertinent, la date de fin.
- Astuce : Activez l’option « Créer une facture le mois suivant » pour éviter de « faire les comptes à la fin du mois ».
4.2. Relances automatiques
- Dans Paramètres > Facturation > Relances, activez les alertes automatiques (14 jours, 30 jours).
- Personnalisez le message de relance (email, SMS).
- Astuce expert : Implémentez un workflow dans le module “Relance” pour envoyer un e‑mail automatique à votre deviseur, avec un PDF joint reformaté.
4.3. Intégration des paiements
- Utilisez le module “Pièces justificatives” pour coller une capture d’écran du paiement en ligne (Stripe, PayPal).
- Intégrez votre banque via Modules > Intégration Banque pour importer les relevés XML/OFX directement dans /compte.
5. Personnaliser vos factures : conseils d’usage
| Fonction | Astuce |
|---|---|
| Modèle PDF | Allez sur Facture > Paramètres > Générer un pdf (CDS). Copiez le fichier facture.tpl depuis /templates/dolibarr et placez‑le dans votre dossier custom. |
| Logo | Cliquez sur l’icône monté en haut à droite et choisissez votre logo PNG. |
| Champs supplémentaires | Créez un champ « Référence de projet » via Administration > Créer des champs additionnels. Vous pourrez l’ajouter aux factures et aux PDF. |
| Taille de papier | Sous Paramètres > Facturation > Format A4, changez la marge pour ajouter votre entête de société. |
| Langue | Dans Mon compte > Langue, choisissez « Français (Canada) » si vous traitez avec des clients québécois. |
Astuce avancée
Utilisez le hook hookFacturePDF pour injecter un script PHP qui lit vos variables personnalisées et traite des réductions automatiques basées sur le total cumulatif d’un projet.
6. Suivi et reporting : l’archivage intelligent
| Outil | Fonction |
|---|---|
| Rapport « Factures à collecter » | Affiche toutes les factures En attente avec l’échéance. Exportable CSV pour Excel. |
| Rapport TVA | Génère un PDF du tableau 4457/4459. |
| Historique de paiement | En cliquant sur la facture, l’historique montre les paiements, les relances et les avoirs. |
Astuce d’experts
Activez le module Audit Trail pour suivre qui a modifié ou ajusté une facture et à quel moment. Cela renforce la rigueur comptable, surtout en société de proximité.
7. Dossier légal et conformité
- Pièces justificatives obligatoires : Reliez chaque facture à un bon de commande et/ou à un NP. Le module “Pièces justificatives” offre un espace de stockage unique.
- Sécurité : Activez SSL sur votre installation Dolibarr; utilisez les sauvegardes automatiques (cron) de
/backup/. - Export conformes : Exportez vos factures en format CSV/JSON pour la déclaration de TVA. Utilisez le script « exportSyndic.php » sur /scripts.
8. Interconnexion avec d’autres logiciels
| Intégration | Exemple |
|---|---|
| Prestashop / WooCommerce | Synchronisez vos commandes en temps réel. |
| Stripe / PayPal | Recueillez les paiements automatiques et mettez à jour le statut Payée. |
| Sendy / Mailjet | Envoyez vos factures en masse (factures récurrentes) avec un template visualisé. |
| Zapier | Créez un flux « Quand une nouvelle facture est créée → push dans Airtable ». |
Astuce : Utiliser l’API REST
- Accédez à
api/includes/api.inc.php. Par défaut,DolibarrApiAccessgère l’authentification OAuth2. Vous pouvez créer un script PHP qui:- Récupère les factures impayées.
- Génère un PDF personnalisable.
- Envoie un e‑mail automatisé via votre SMTP.
9. Troubleshooting – 常見問題と解決策
| Problème | Solution |
|---|---|
| « Facture non enregistrée » | Vérifiez le statut En attente de validation dans la configuration du métier (verrouillage). |
| Taux de TVA incorrect | Votre produit est mal classé; appelez un administrateur pour correct Categorie → Taux de TVA. |
| Erreurs lors de l’export PDF | Désactivez les modules récemment ajoutés (custom CSS/JS) qui interfèrent. |
| Interfaces lentes | Augmentez le cache PHP (opcache) et activez le module “Compression”. |
10. Boîte à outils d’experts (Cheat Sheet)
1️⃣ Créer un PDF custom – copier /templates/dolibarr/facture.tpl → /custom/templates/facture.tpl
2️⃣ Remises automatiques – Paramètres > Facturation > Remises (vérifier la règle logicielle)
3️⃣ Relance de paiement – Routines cron : /usr/bin/php /var/www/html/htdocs/croncron.php
4️⃣ Intégration banque – Accès resultats .OFX → /htdocs/interface/bank.php
5️⃣ Backup complet – crontab: 0 2 * * * /usr/bin/php /var/www/html/htdocs/core/modules/backup/backup.php11. Conclusion
Dolibarr peut devenir votre outil de facturation le plus précieux si vous exploitez ses modules et fonctionnalités de façon structurée. En adoptant les bonnes démarches présentées ci–dessus, vous bénéficiez :
- d’un flux de facturation fluide,
- d’une conformité fiscale sans faille,
- d’une automatisation qui vous fait gagner du temps,
- et d’une portabilité grâce à l’API et aux intégrations tierces.
Prêt à passer à l’action ? Installez les modules essentiels, testez les modèles PDF, configurez vos relances, et laissez Dolibarr faire tout le travail administratif à votre place.
Bonnes factures !