Publié le 23 septembre 2025 – En français
1. Introduction
Dolibarr est un système ERP/CRM open source qui offre, en plus de la facturation et des ventes, un module de gestion de stock puissant mais souvent négligé par les nouveaux utilisateurs.
Dans cet article, nous allons parcourir étape par étape la mise en place et l’utilisation d’un stock dans Dolibarr, afin que vous puissiez profiler, suivre, recevoir et expédier vos marchandises sans perdre de temps.
2. Pourquoi Dolibarr pour la gestion de stock ?
| Avantage | Détails |
|---|---|
| Open source | Pas de licence, aucune source d’exploitation |
| Web‑interface | Accès via n’importe quel navigateur, pas d’installation complexe |
| Intégration complète | Entrelacement natif avec les factures, devis, achats et ventes |
| Modularité | Activer, désactiver ou ajouter uniquement les fonctions nécessaires |
| Communauté active | Forums, documentation vidéo, modules complémentaires en évolution |
Ces points en font une solution adaptée aux TPE/PME cherchant une solution agile et sans coût de licence supplémentaire.
3. Prérequis & installation rapide
- Serveur Web (Apache/Nginx), PHP >= 7.4, MySQL/MariaDB >= 5.7.
- Téléchargez Dolibarr depuis la page officielle dolibarr.org.
- Décompressez l’archive dans votre répertoire web.
- Lancez l’assistant d’installation via
http://votre-site/dolibarr. - Suivez les instructions (choix d’une base de données, entete de site, compte admin).
- Connectez‑vous en tant qu’administrateur.
Astuce : Si vous avez déjà une instance Dolibarr fonctionnelle, il suffit d’activer le module Modules » Stock dans le tableau de bord administrative.
4. Vue d’ensemble des modules de gestion de stock
Dolibarr segment la gestion de stock en plusieurs modules complémentaires :
| Module | Rôle | Activation |
|---|---|---|
| Stock | Suivi des entrées/sorties, emplacements, quantités | Modules > Gestion des stocks |
| Fréquentation | Rapport de vente rapide | Disponibles dans la section rapports |
| Pénalités de stock | Alertes en cas de pénurie ou surstock | Module « Alertes de stock » |
| Impression | Codes-barres, QR, étiquettes | Module “Etiquetage” |
Pour un débutant, il suffit de activer le module Stock puis de consulter les paramètres par défaut.
5. Configuration initiale de la gestion du stock
5.1 Activer le module Stock
- Allez dans Modules > Gestion de stocks.
- Cliquez sur Installer → Activer.
5.2 Paramètres globaux
Accédez à Configuration > Modules > Stock.
| Paramètre | Signification | Recommandation débutant |
|---|---|---|
| Code produit unique ou joint | Forme d’identification du produit | CODE |
| Alerte seuil de rupture | Quand l’alerte d’alerte de stock s’affiche | 5 (exemple) |
| Unité de mesure | l’ENP (unité par défaut) | kg, pièce, litre … |
| Ventilation | Gestion par lot ou par pièce | Désactiver la ventilation pour simplifier |
5.3 Emplacements – Référentiels d’enceinte
- Accéder à Emplacements > Ajout d’emplacement.
- Donnez un nom (ex.
Entrée,Étagère A3,Bureau). - Enregistrez.
L’investissement dans un référentiel d’emplacements simplifie le suivi de la localisation de chaque produit.
6. Gestion de produit : création et contrôle des quantités
6.1 Création d’un nouveau produit
- Menu Produits > Créer/Modifier.
- Remplissez :
| Champ | Exemple | Pourquoi |
|---|---|---|
| Référence | PROD-001 |
Identifiant unique |
| Nom | Tapis de yoga |
Description courte |
| Prix | 200 EUR |
Prix de vente |
| Marque | FitLife |
Catégorisation |
| Catégorie | Sport |
Regroupement de produits |
| Unité de mesure | pièce |
Uniformer le suivi |
- Cliquez sur Enregistrer.
6.2 Ajout de stock initial
- Sur la fiche produit, cliquez sur l’onglet Stock.
- Cliquez sur Ajouter une entrée.
- Choisissez l’emplacement (ex.
Entrée). - Saisissez la quantité (ex.
100). - Ajoutez un commentaire (
Stock initial). - Enregistrez.
Note : Chaque mouvement d’entrée ou de sortie est conservé dans l’historique, accessible via Historique de stock.
7. Réception de marchandises – processus d’entrée
Étapes précises
- Commande d’achat : Créez une demande d’achat ou une commande fournisseur.
- Démarche Recueil :
- Ouvrez la commande dans Achats > Commandes.
- Cliquez sur « Réceptionner ».
- Sélectionnez le fournisseur/fournisseur.
- Validez la quantité reçue et l’emplacement de stockage.
- Stock actualisé : Le module met à jour automatiquement le stock.
- Contrôle qualité : Ajoutez un champ de qualité (ex.
Insuffisant,OK) si nécessaire.
Astuce : Si vous recevez un lot différent (ex. CODE + lot), activez la ventilation dans les paramètres du produit.
8. Expédition de marchandises – processus de sortie
- Commande client : dans Ventes > Devis/Commandes.
- Validation de commande puis Livraison.
- Sur la fiche produit, cliquez sur Ajouter une sortie.
- Sélectionnez l’emplacement actuel du produit.
- Entrez la quantité livrée.
- Enregistrez.
Toujours vérifier que la quantité disponible est supérieure à la commande; le système propose des alertes si l’on va dépasser le seuil.
9. Suivi et rapports de stock
Dolibarr offre plusieurs rapports pratiques.
9.1 Rapport Stock actuel
- Menu Stocks > Liste produits.
- Filtrez par catégorie ou emplacement.
- Export CSV/PDF pour analyse hors ligne.
9.2 Rapport Flux de stock
- Emplacements > Rapport flux.
- Visualisez les entrées / sorties sur un créneau temporel précis.
9.3 Indicateur de rupture
- Ouvrez Modules > Alertes de stock.
- Configurez un seuil (ex. entrepreneur = 5) pour recevoir un email automatique.
10. Bonnes pratiques pour débutants
| Astuce | Pourquoi |
|---|---|
| Autoriser le code-barres | Accélère le tri des entrées/sorties. |
| Créez des catégories claires | Aide le reporting et la gestion des promotions. |
| Allez à l’ancienne : stock en main | Maintenez un inventaire physique ponctuel pour éviter les surprises. |
| Automatiser les alertes | Évitez les ruptures de stock inattendues. |
| Mettre à jour les prix | Réfléchissez à la marge et aux coûts de stockage. |
| Sauvegarder régulièrement | En cas d’erreurs ou montée de version. |
11. Dépannage fréquent
| Problème | Solution |
|---|---|
| Quantité négative après un retour | Vérifiez que le retour a bien été enregistré comme Sortie. |
| Stock incomplet après mise à jour | Utilisez le Synchronisation → Import/Export pour forcer le recalcul. |
| Unités de mesure différentes | Tous les produits doivent partager la même unité dans les paramètres de l’emplacement. |
12. Conclusion
Dolibarr offre une solution de gestion de stock robuste et flexible, adaptée aux novices comme aux professionnels. En suivant ce guide, vous avez maintenant les compétences nécessaires pour créer vos premières références, recevoir et expédier vos marchandises, ainsi que de surveiller votre inventaire en temps réel.
Prochaine étape : explorez les modules complémentaires comme le Gestion de lots, les codes-barres, et la facturation automatisée pour gagner encore plus d’efficacité.
Bonne gestion !
(Cet article est écrit à la date du 23 septembre 2025 et est basé sur la version actuelle de Dolibarr (v19.0) au moment de la rédaction. Les fonctionnalités peuvent évoluer; consultez la documentation officielle pour les mises à jour.)