Dolibarr multi‑entrepôts : Guide complet pour débutants
Avant de commencer
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• Ce guide imagine que vous utilisez Dolibarr 13 ou supérieure, la version la plus récente (en 2025, la version stable est la 17, deux ou trois versions en arrière‑plan).
• Il est rédigé pour les utilisateurs « débutants » : vous avez déjà la base installée, vous savez rouler sur votre instance et vous désirez gérer plusieurs entrepôts.
• Les modules stock, multi‑entrepôts et warehouse sont requis. Allez dans “Réglages / Modules” et activez‑les si nécessaire.
1. Pourquoi gérer plusieurs entrepôts dans Dolibarr ?
- Séparation géographique : Vous avez un entrepôt en région parisienne, un autre en Provence, et un troisième à Nantes.
- Optimisation des coûts : Réduire les délais et frais de transport en vendant depuis l’entrepôt le plus proche du client.
- Gestion des stocks : Allouer les quantités disponibles par depot, éviter les ruptures et réaliser des réapprovisionnements plus précis.
- Rapports précis : Voir l’état global ou par depot, planifier la production ou l’expédition.
2. Étape 1 : Activation des modules nécessaires
- Se connecter en tant qu’administrateur (id = 1).
- Aller GD > Modules/Applications > Catalogue des modules.
- Rechercher “Multi‑entrepôts” (et “Stock” pour les mouvements).
- Cliquer « Active » sur chacun.
- Dans le menu, vous verrez désormais le sous‑menu “Stock” suivi de “Entrepôts”.
Astuce : Une fois activé, le module crée automatiquement la table
llx_warehouse. Si vous aviez pré‑existant, elle n’est pas recréée ; vous ne perdez donc pas vos données.
3. Étape 2 : Ajout d’un entrepôt
- Dans le menu Stock > Entrepôts.
- Cliquer sur « Nouveau entrepôt ».
- Remplir les champs :
- Nom : « Entrepôt Paris ».
- Adresse : 12 rue de la permie, 75015 Paris.
- Codes EAN/SSI : laissés vide si non utilisées (optional).
- Responsable : affecter un utilisateur.
- Contact fournisseur (si vous voulez l’associer).
- Commentaire : note d’exploitation.
- Cliquer « Enregistrer ».
Répétez la procédure pour chaque entrepôt.
4. Étape 3 : Affectation de produits aux entrepôts
Une fois les entrepôts créés, chaque produit possède automatiquement une ligne de stock par depot :
- Aller à Produits/Services > Liste des produits.
- Choisir un produit.
- Dans l’onglet Stock, vous verrez « Quantité disponible par entrepôt ».
- Modifier la quantité ou laisser la valeur
0si le produit n’est pas stocké dans ce depot.
Important
• Solo pour production : Vous pouvez choisir de ne pas lister le produit dans un depot en le supprimant dans la grille.
• Vérification : Vous pouvez consulter la vue « Disponibilité par entrepôt » pour vérifier que chaque produit possède bien une quantité.
5. Étape 4 : Gestion des mouvements de stock
Dolibarr supporte trois types de mouvements ayant une vue sur les entrepôts :
| Type | Gestion | Explication |
|---|---|---|
| Dépotements | Stock Incoming |
Réception de marchandises d’un fournisseur ou d’un autre depot |
| Éditions | Stock Outgoing |
Envoi vers un client ou un autre depot |
| Ajustements | Stock Adjustments |
Correction manuelle (perte, vol, dépréciation) |
5.1 Dépotement d’un produit
- Aller dans Stock > Dépotements.
- Cliquer sur « Nouveau dépôtement ».
- Sélectionner le fournisseur (ou « Inter‑entrepôt »).
- Saisir la date de réception.
- Dans le tableau Produit / Quantité, ajouter chaque produit, sa quantité et l’entrepôt de destination.
- Cliquer « Enregistrer ».
Le stock se met à jour immédiatement. Si vous ne choisissez pas d’entrepôt, Dolibarr crée un stock générique.
5.2 Édition d’un produit (expédition)
- Aller dans Stock > Éditions.
- Cliquer sur « Nouvelle édition ».
- Choisir le client.
- Saisir la date de livraison.
- Ajouter les produits et leur quantité.
- Indiquer l’entrepôt d’expédition.
- Marquer l’état « Terminé » une fois l’expédition réalisée.
5.3 Ajustement de stock
- Aller dans Stock > Ajustements.
- Sélectionner le type d’ajustement (perte, ajout…).
- Entrer les produits concernés, la nouvelle quantité ou la difference à ajouter / soustraire.
- Indiquer l’entrepôt.
- Enregistrer.
6. Étape 5 : Opérations inter‑entrepôts
Dans Dolibarr, le mouvement entre entrepôts se fait via mouvements internes.
- Déplacement : Créez un dépôtement inter‑entrepôt depuis le dépotement – choisissez “Inter‑entrepôt” comme fournisseur et indiquez le depot de destination.
- Soustraction : Dans l’édition, choisissez “Inter‑entrepôt” comme client (ou centre interne) et l’entrepôt d’origine.
Ces mouvements créent des registres distincts et ne modifient pas le statut de vente à l’intérieur.
7. Étape 6 : Utilisation des rapports
Dolibarr propose plusieurs rapports pour vérifier l’état de vos entrepôts :
| Rapport | Fin de rapport | Ce qu’il montre |
|---|---|---|
| Stock journal | Export CSV | Mouvement historique par produit et depot |
| Stock par produit | En PDF | Stock total, par depot, Quantité disponible, Min / Max |
| Stock par depot | En PDF | Somme des stocks relatifs à un depot donné |
| Alertes de stock | En PDF | Produits en dessous du seuil d’achat / de sécurité |
Activer les seuils :
Dans Réglages > Stock, vous pouvez définir pour chaque produit un seuil d’alerte. Quand la quantité en stock descend en dessous, Dolibarr signale l’alerte via e‑mail (configurable dans Réglages > Règles d’alarm).
8. Étape 7 : Conseil de bonnes pratiques (Best Practices)
| Astuce | Pourquoi |
|---|---|
| Utiliser les codes EAN | Facilite la gestion de billets de réception et d’expédition via scanners. |
| Définir des responsables | Attribuez un agent par entrepôt qui validera les mouvements. |
| Faire des audits réguliers | Une vérification physique mensuelle non planifiée prévient les décalages. |
| Synchroniser avec la facturation | Dans Facturation > Pré‑facture, associer un produit à un depot permet de choisir automatiquement l’entrepôt pour la commande. |
| Automatiser réapprovisionnement | Le module "PMP" (Planning de production) ou un outil externe se connecte via l’API Dolibarr pour déclencher des commandes fournisseurs. |
| Restreindre les accès | Utilisez les groupes utilisateurs « Entrepôt‑A », « Entrepôt‑B » pour limiter l’accès aux stocks pertinents. |
| Exporter les rapports | Exportez le journal en CSV dans Excel pour créér vos propres KPI. |
9. Étape 8 : Dépannage courant
| Problème | Symptôme | Solution |
|---|---|---|
| Stock non mis à jour après un dépôtement | Produit reste à 0 | Vérifier que l’entrepôt de destination est bien sélectionné. |
| Vague de mouvements non enregistrés | Aucun nouvel enregistrement | Vérifier que l’utilisateur a le droit « Write » sur le module Stock. |
| Erreur d’importisation de quantités négatives | Message « Quantité négative… » | Se référer aux contraintes de stock ; utilisez un ajustement plutôt qu’une édition. |
| Le système liste les produits en double dans un depot | Double entrée de même SKU | Supprimez la ligne superflue dans l’onglet Stock du produit. |
| Les seuils d’alerte ne se déclenchent pas | Pas d’e‑mail | Vérifiez les paramètres e‑mail serveur, les règles d’alerte activées. |
10. Étape 9 : Comment tirer parti de l’API pour les entrepôts
Dolibarr expose une API REST complète (documentée sur la page officielle).
- GET /products/{id}/stock/warehouses → liste le stock actuel par depot.
- POST /stock/movement → crée un mouvement (dépotement, édition, inter‑entrepôt).
- PUT /stock/adjust → met à jour un stock soumis.
Astuce : Si vous avez un ERP tiers (SAP, Odoo… ), il suffit de programmer un mini‑service qui lit les mouvements de Dolibarr et les répercute sur vos systèmes.
11. Étape 10 : Conclusion et prochaine étape
Vous venez de mettre en place un environnement multi‑entrepôts robuste dans Dolibarr. Vous avez :
- Créé et configurer vos entrepôts.
- Affecté produit et quantités par depot.
- Géré mouvements physiques (dépotement, édition, inter‑entrepôt).
- Surveillé les flux grâce aux rapports et alertes.
Que faire ensuite ?
- Automatiser l’achat en définissant des seuils de réapprovisionnement et en déclenchant des commandes fournisseurs via l’API.
- Intégrer la gestion des clients à l’entrepôt source : utiliser la configuration “Stock par client” dans la section Facturation pour générer automatiquement l’entrepôt de livraison.
- Étendre la sécurité : créer des profils d’utilisateur « Gestionnaire de stock » pour séparer qui peut déplacer du stock.
Bonus : Ressources pour approfondir
| Ressource | Sujet | Où la trouver |
|---|---|---|
| Forum Dolibarr | Discussions & conseils | https://www.dolibarr.org/forum/ |
| Wiki Dolibarr – Stock | Documentation technique | https://wiki.dolibarr.org/index.php/Docs/Modules/Stock |
| Vidéo tutoriel multi‑entrepôt | Pas à pas vidéo | YouTube, recherche “Dolibarr multi warehouse” |
| Dolibarr API | API REST documentation | https://wiki.dolibarr.org/index.php/Documentation/API |
Dernier mot
Gérer plusieurs entrepôts peut sembler complexe, mais Dolibarr le rend accessible même aux petits entreprises. En suivant ce guide étape par étape, vous disposerez d’un environnement complet, prêt à suivre vos flux logistiques. Bon travail !