Pourquoi lire cet article ?
Vous cherchez une solution intégrée, gratuite et open‑source pour gérer votre inventaire ?
Vous débutez avec Dolibarr et vous vous demandez comment configurer, suivre et optimiser vos stocks ?
Vous avez besoin d’un guide pas‑à‑pas, facile à suivre, qui vous fera gagner du temps et de l’argent ?
Vous avez trouvé la bonne page ! Ce guide s’adresse aux petites et moyennes entreprises, aux artisans, aux commerçants et aux start‑ups qui souhaitent mettre en place une gestion logistique efficace sans se lancer dans des solutions coûteuses.
Attention : Toutes les instructions sont basées sur la version 19.0 de Dolibarr (2024), mais elles sont largement applicables aux versions 16, 17 et 18.
1️⃣ Présentation de Dolibarr
Dolibarr est un ERP / CRM open‑source :
- ERP : Gestion de la facturation, des achats, des ventes, des projets, du personnel, etc.
- CRM : Suivi des prospects, des contacts et des opportunités commerciales.
- Gestion des stocks : Suivi des articles, des entrepôts, des mouvements et des inventaires physiques.
Élaboré pour être simple et modulaire, Dolibarr permet d’activer seulement les fonctionnalités dont vous avez besoin. Pour la gestion des stocks, il suffit d’activer le module « Stock » et éventuellement « Entrepôt » pour séparer les zones de stockage.
1.1 Avantages pour la gestion des stocks
| Avantage | Description |
|---|---|
| Centralisation | Tous vos produits, mouvements et rapports sont dans la même base de données. |
| Automatisation | Le stock est automatiquement mis à jour à chaque vente, achat ou écriture. |
| Flexibilité | Possibilité de gérer plusieurs entrepôts, emplacements (lignes, rangées, étagères) et catégories. |
| Extensibilité | Des modules complémentaires (barcodes, intégrations ERP externes, API REST) sont disponibles. |
| Communauté | Forum français, documentation, mises à jour régulières. |
2️⃣ Prérequis techniques
| Élément | Description |
|---|---|
| Serveur | Un hébergement web (Plesk, cPanel, Apache/Nginx) ou un serveur local (XAMPP, MAMP, Docker). |
| PHP | Version 8.1 ou supérieure (8.2 recommandé). |
| Base de données | MySQL/MariaDB ≥ 5.7 ou PostgreSQL. |
| Fichiers | Accès SSH ou FTP pour télécharger les fichiers. |
Tip : Si vous ne voulez pas configurer votre propre serveur, utilisez Dolibarr Cloud (https://www.dolibarrcloud.com).
Considération sécurité : Mettez à jour votre serveur, désactivez l’exécution des scripts PHP dans les répertoires publics, utilisez HTTPS.
3️⃣ Installation de Dolibarr
3.1 Méthode 1 : Installation « bare‑metal » (SO + Apache + PHP)
- Télécharger le package
wget https://github.com/Dolibarr/dolibarr/releases/download/19.0.2/dolibarr_19.0.2_all.tar.gz
tar -xzf dolibarr_19.0.2_all.tar.gz - Déplacer le dossier dans votre répertoire public (ex :
/var/www/dolibarr) - Créer la base de données
mysql -u root -p -e "CREATE DATABASE dolibarr; CREATE USER 'dolibarr_user'@'localhost' IDENTIFIED BY 'complexPwd123'; GRANT ALL PRIVILEGES ON dolibarr.* TO 'dolibarr_user'@'localhost'; FLUSH PRIVILEGES;" - Démarrer l’installateur : Ouvrez votre navigateur →
https://yourdomain.com/dolibarr/install.php - Suivre les étapes :
- Vérification du serveur
- Choix de la langue (français)
- Connexion à la base de données
- Paramètres administrateur
- Fine‑tuning (plugins, modules)
3.2 Méthode 2 : Installation via Docker
docker pull dolibarr:latest
docker run -d -p 8080:80 -v /home/ubuntu/dolibarr:/var/www/html/dolibarr --name dolibarr dolibarr:latestPuis accédez à http://localhost:8080/install.php.
Astuce réseau : Ne laissez pas
install.phpexposé après succès de l’installation. Supprimez-le ou restreignez l’accès IP.
4️⃣ Configuration initiale du module Stock
4.1 Activer les modules essentiels
Paramètres->Modules/Applications- Cochez :
- Stock (déjà pré‑installé)
- Entrepôt (optionnel mais fortement recommandé)
- Factures & commandes (si vous vendez)
- Cliquez sur Enregistrer.
4.2 Créer un entrepôt
Gestion->Stock->Entrepôt->Ajout- Donnez-lui un nom (ex : « Entrepôt Principal »), ajoutez une description, adresse, contact.
- Définissez les zones (zones d’entreposage) :
Zone 1 – Lignes 1 à 50
Zone 2 – Lignes 51 à 100 - Sauvegarder.
Note : Un seul entrepôt suffit pour les petites entreprises. Conservers plusieurs pour multilatéral ou entrainement/stockage séparé.
4.3 Configurer les catégories d’articles
Gestion->Produits->Catégories- Ajoutez des catégories (ex : « Vêtements », « Électronique », « Aliments ») et sous‑catégories si besoin.
5️⃣ Gestion des articles
5.1 Ajout d’un produit
| Étape | Description |
|---|---|
| 1 | Gestion → Produits → Ajouter |
| 2 | Nom : « T-shirt Bleu 42 » |
| 3 | Référence (SKU) : TS-BL-42 |
| 4 | Catégorie : Vêtements, T‑shirts |
| 5 | Prix d’achat : 15 € (avant taxes) |
| 6 | Prix de vente : 30 € (avant taxes) |
| 7 | Entrepôt : Entrepôt Principal |
| 8 | Quantité initiale : 100 |
| 9 | Unité : pièce |
| 10 | Activer le suivi : Stock |
Astuce : Vous pouvez uploader une photo de produit, définir un COA (coefficient de conversion) si vous stockez les articles en lots.
5.2 Utilisation de codes-barres (facultatif mais conseillé)
- Installer le module Barcode :
Paramètres→Modules→Barcode→ Activer. - Configurer le logiciel : Définissez le format (QR, Code‑128, EAN‑13).
- Scanner lors de l’ajout d’un produit ou de la saisie d’un mouvement via un lecteur USB.
6️⃣ Mouvements de stock
6.1 Entrées (Achats / Réception)
- Créer une commande d’achat
Gestion→Achats→Commande d’achat→Ajouter. - Sélectionnez le fournisseur, ajoutez les lignes de produit avec quantités.
- Enregistrez la commande (status : Commande reçue).
- Réceptionnez les articles :
Gestion→Achats→Réception→Ajouter. - Choisissez le bon de réception (CR) ➜ Entrepôt + zone de stockage ➜ Quantité réelle.
- Validez. Le stock augmente automatiquement.
6.2 Sorties (Ventes / Expédition)
- Créer une commande client
Gestion→Ventes→Commande client. - Ajoutez les lignes product, quantités.
- Une fois la commande expédiée, ouvrez la Facture correspondante.
- Cliquez sur Créer un flux de sortie et vérifiez la zone d’expédition.
- Valider. Le stock diminue automatiquement.
6.3 Écriture manuelle (transfert, perte, ajustement)
-
Transfert inter‑entrepôt :
Gestion→Mouvements→Transfert→ Sélectionnez source/destination. -
Perte / erreur :
Gestion→Mouvements→Ajout de perteouRetrait d’erreur. - Ajustement d’inventaire :
Gestion→Ajustement→Créer.
Ces mouvements sont toujours enregistrés avec des références, dates, utilisateurs et commentaires.
7️⃣ Inventaire physique
Un inventaire exact est crucial. Dolibarr propose un processus simple :
-
Préparer un inventaire :
Gestion→Stock→Inventaire→Créer un inventaire.- Sélectionnez l’entrepôt, la zone (optionnel).
-
Scanner ou saisir chaque article dans le rack, vers l’interface d’inventaire.
- Vous pouvez choisir « Écrire un rapport PDF » ou « Encodage en temps réel ».
-
Comparer les quantités réelles avec les quantités théoriques.
- Dolibarr vous montrera les écarts.
- Appliquez les ajustements en un clic ou détaillés.
- Clôturer l’inventaire.
- Le stock est immédiatement mis à jour.
Astuce : Programmez votre inventaire après chaque grosse entrée / sortie pour éviter les cumuls d’écarts.
8️⃣ Rapports et visualisation
Dolibarr propose une large gamme de rapports intégrés :
| Rapport | Description | Où le trouver |
|---|---|---|
| Stock actuel | Vue globale par produit, entrepôt, zone | Gestion → Stock → Vue du stock |
| Rapport d’inventaire | Comparaison théorique vs réel | Gestion → Inventaire |
| Flux de stock | Historique des mouvements | Gestion → Mouvements |
| Valeur de l’inventaire | Valeur brute, valeur nette | Gestion → Valeur du stock |
| Rapport d’optimisation | Articles à saisir, articles en surplus | Module complémentaire Stock analytical (payant) |
8.1 Exportation
- Tous les rapports permettent d’exporter en PDF, CSV, ou même directement en Excel pour un traitement post‑factum.
- Utilisez
Exportafin d’intégrer le stock dans un ERP tiers ou pour un audit externe.
9️⃣ Meilleures pratiques pour une gestion optimale
| Astuce | Action concrète |
|---|---|
| 24/7 API | Utiliser l’API REST pour automatiser les flux (curl https://domainapi/dolibarr/json.php) |
| Backup régulier | Script cron mysqldump + archiver les htdocs |
| Mise à jour | Upgrade Dolibarr en suivant les instructions https://wiki.dolibarr.org/index.php/Upgrading_Dolibarr |
| Formation | Sessions de formation (70€/30min) via le forum français. |
| Sécurité | Restreindre l’accès à l’admin, require HTTPS, désactiver le PHP magic_quotes. |
| Optimisation performance | Indexer les tables stock_mouvements, product, commande. |
| Gestion des lots | Activer la gestion par lot/numéro de série pour les produits critiques. |
🔧 Intégrations & modules complémentaires
| Module | Rôle | Coût |
|---|---|---|
| Barcode | Support barcodes & scanners | Gratuit |
| hooks | Gérer le flux polyvalent | Gratuit |
| SendBox | Envoi de courrier électronique | Gratuit |
| Stock analytic | Analyse avancée du stock (payant) | À partir de 50€ |
| WooCommerce | Export vers e‑commerce | Gratuit ou payant (extensions) |
Tip : Le module Dolibarr API vous permet d’intégrer votre boutique Shopify ou WooCommerce avec le stock Dolibarr, évitant les doubles entrées.
📌 Cas d’usage : Un micro‑entreprise de linge de maison
| Situation | Action à Dolibarr |
|---|---|
| 1. Vous recevez 200 articles de draps en gros. | Créez un Bon de réception (stock + dépenses) |
| 2. Vous vendez 180 articles sur votre boutique en ligne. | Créez une commande client, facturez, validez la sortie |
| 3. Vous constatez un manque de 20 draps dans l’inventaire physique. | Lancez un inventaire, ajustez les écarts |
Résultat : Un suivi 100 % en temps réel, facture automatisée et procès‑verbe d’inventaire complet.
FAQ : Débutants en Stock – Dolibarr
| Question | Réponse |
|---|---|
Quel est la différence entre Stock et Entrepôt ? |
Stock est le module générique de suivi, Entrepôt gère la localisation physique (zones, racks). |
| Peut-on gérer plusieurs entrepôts? | Oui : chaque entrepôt a ses propres zones. L’inter‑entrepôt est simple via le module Transfert. |
| Comment gérer les lots ou numéros de série ? | Activez la gestion de lot dans Gestion → Produits → droits. Chaque mouvement doit préciser le lot. |
| Des modèles de rapports sont disponibles ? | Oui, vous pouvez exporter des PDF ou CSV. Des modules tiers offrent des dashboards avancés. |
| Existe‑t-il une version cloud? | Oui, DolibarrCloud, mais la version autohospitée reste la plus populaire pour la flexibilité. |
🚀 Mise en route – Résumé des étapes
- Installer Dolibarr (même si vous utilisez un hébergement).
- Activer les modules: Stock, Entrepôt, Factures, Achats, Ventes, Barcode.
- Créer l’entrepôt + zones.
- Ajouter les catégories’ produits.
- Entrer vos premiers produits (SKU, prix, référence).
- Importer des lots d’achat ou réception.
- Vendre un produit via une commande client.
- Gérer les mouvements, retours, pertes.
- Réaliser un inventaire régulièrement.
- Examiner les rapports pour optimiser vos commandes.
Vous avez maintenant un système complet, intégré, et figurant sur la même plateforme. Vous êtes prêt à monter en charge !
📚 Ressources supplémentaires
| Type | Lien |
|---|---|
| Documentation officielle | https://wiki.dolibarr.org/ |
| Forum francophone | https://forum.dolibarr.org/ |
| Module Stock analytic (payant) | https://www.dolibarr.org/d/stock-analytic |
| Cours vidéo (YouTube) | https://www.youtube.com/results?search_query=dolibarr+stock+gestion |
| API REST | https://wiki.dolibarr.org/index.php/REST_api |
🎉 En conclusion
Dolibarr offre une solution ERP complète, avec un module de gestion des stocks robuste et adapté aux petites structures. Son interface intuitive, combinée à la richesse des modules, permet de migrer de la paperasse à un suivi numérique précis sans lourds coûts. Que vous expédiez des pièces, gériez un magasin de détail, ou ayez tout simplement besoin d’une maîtrise de votre stock, Dolibarr vous fournit :
- Un contrôle total sur vos entrepôts et entrepôts
- Des flux automatisés entre achats et ventes
- Un reporting puissant pour prendre de bonnes décisions
- Des coûts minimes pour un produit de qualité
Prenez donc en main votre stock : téléchargez, installez, puis suivez ce guide. Votre inventaire n’a jamais été aussi sous 100 % de votre contrôle !
Astuce finale :
Mettez en place un tableau de bord unique – quelques clics sur “Rapports” vous montreront l’état du stock, le turnover, et les points de rupture, vous permettant de rester proactif avant même que le problème ne se manifeste.
Bonne gestion, et que votre stock reste toujours en pleine santé !