Le guide ultime pour comprendre Dolibarr devis

Pourquoi ce guide ?
Dolibarr est un ERP/CRM open source très répandu dans les TPE/PME.
Le module devis (ou devis / devis clients) est souvent la porte d’entrée vers la vente.
Ce document vous montre, pas à pas, comment exploiter pleinement ce module, de la création à la conversion, tout en maximisant votre efficacité créative et administrative.

1. Qu’est‑ce qu’un devis dans Dolibarr ?

Un devis est une offre détaillée proposée à un client avant la mise en place d’un contrat.
Dans Dolibarr :

Élément Rôle Comment le définir
Client (tiers) Source d’information (coordonnées, plateformes) Sélection dans le tableau des tiers.
Produits / services Ce qui est vendu Ajout via le catalogue ou création libre.
Quantité, prix, tax ID Détail commercial Saisie dans la liste « Lignes de devis ».
Remises / rabais Discuter le slogan "plus c’est fort" Champs « Remise » et cas d’usage (global, ligne).
Conditions générales Attester la conformité Importer via “RGPD” ou “CGU”.
Statut Suivre l’évolution Un devis est « en brouillon », « en attente », « accepté » ou « rejeté ».

Petit rappel
En France, un devis est le document légalisé qui peut être modifié, annulé, validé, puis converti en commande (commande informatique, facture). Dolibarr juriste gère les informations légales (CGU, numéro TVA, signature).

2. Créer et configurer un devis – le processus simple

2.1 Accéder à la création

  1. Menu : Devis, Commandes > Devis > Nouveau devis

  2. Vous avez aussi la possibilité de dupliquer un devis existant : Copier vers un nouveau devis.

2.2 Sélectionner le client

  • Tapez le nom du client dans le champ « Tiers ».

  • Choisissez la carte détaillée du client pour transférer automatiquement :

    • adresse de facturation

    • adresse de livraison

    • type “client” ou “fournisseur”

2.3 Paramétrer le devis

Champ Valeur attendue Astuce
Référence Auto‑générée %S% Personnaliser sous Paramètres > Document > Modèle.
Date, date d’expiration Standard Faites corriger la date d’expiration automatiquement sur 30 jours.
Mode de remise Pourcentage Définir un plafond via RGPD > Remises.
TVA Paye Choisir la TVA par défaut (ex. 20 %)
Devise USD, EUR, JPY Si votre site multi‑devise, utilisez le module « Monnaie ».

3. Gestion des lignes du devis

3.1 Ajouter des produits/services

  • Catalogue : Sélectionner un produit déjà créé. L’entrée est remplie automatiquement (titre, description, prix) mais vous pouvez les modifier en-ligne.

  • Produit libre : Saisissez tout sur le champ “Libellé produit". La partie prix reste libre à saisir manuellement.

Point de vigilance Ce que Dolibarr fait Ce que vous devez contrôler
Quantité Affiche 1 par défaut Ajustez à la réalité (ex: 3 unites).
Prix unitaire Prix établi dans le catalogue Vérifiez le classement (brut, net).
Taux de TVA Hérité du produit Dans les cas 0 % (ex: formation), vous pouvez le modifier.

3.2 Paramètres supplémentaires

  • Remise niveau ligne : Vous pouvez appliquer une remise différentielle (ex., 10 % de remise sur la deuxième boîte).

  • Réservations : Si le produit est limité (ex. exclusivité), vous pouvez marquer la ligne « En réserve » pour rappel de stock.

  • Dynamiser grâce à un champ personnalisé : Activez Personnaliser > Module > "Produit" → “#MyField#”. Vous pouvez insérer le champ dans le modèle PDF.

3.3 Totaux & calculs automatiques

Dolibarr affiche en bas :

  • Sous‑total HT

  • Remise totale

  • TVA

  • Total TTC

Ces valeurs sont recalculées instantanément lors de l’ajout/modification.

4. Remises, taxes et conditions générales

4.1 Type de remise

  • Remise statique (ex.: offres promotionnelles)

  • Remise conforme à la catégorie (ex.: 5 % sur toute la catégorie « Logiciels »).

Astuce : Créez des règles de remise dans Paramètres > Crédité > Remise et appliquez-les à votre devis via le champ « Applicar Remise ».

4.2 Définir la TVA

  • Vous avez trois options :

    1. TVA associée au produit.

    2. TVA manuelle (ex. 5,5 % pour les produits alimentaires).

    3. Exonérée.

4.3 Ajouter les conditions générales

  • Dans le menu « Clés > Conditions générales », ajoutez le texte d’association.

  • Dans la création de devis, cochez “Inclure CGU”.

  • Vous avez aussi la possibilité de l’établir globalement (ex.: 1 page PDF “Conditions général de vente” à chaque devis).

5. Personnaliser le devis : modèles PDF & signatures

5.1 Choisir un modèle

  • Paramètres > Réglages > Documents > Modèle PDF

  • Dolibarr propose plusieurs modèles (i.e. “Bon de commande (est).pdf”).

  • Vous avez la possibilité d’en télécharger d’autres depuis le site officiel ou d’en créer votre propre modèle à l’aide d’un éditeur de template (FOP, TCPDF).

5.2 Intégrer la signature

  1. Module “Signature” (ex. « Signature électronique »)

  2. Un champ “Signature client” sera visible dans le formulaire.

  3. Après validation du devis, l’utilisateur signe directement via le token.

5.3 Lignes personnalisées

Dans le modèle, vous pouvez insérer :

${ligne.nom}

${ligne.quantite}

${ligne.prix_ht}

Ou ajouter votre propre propriété CSS/JSON.

5.4 Utiliser un modèle de courrier

  • Se rendre à Paramètres > Document > Modèle courrier.

  • Inclure un modèle de courriel de suivi (ex.: 3 jours après la date d’expiration du devis).

6. Convertir un devis en commande ou facture

6.1 De devis ➜ Commande

  • Dans le détail du devis, cliquer sur Convertir en commande.

  • Le statut du devis devient « A Commande“ ». Vous gardez la trace historique.

  • La commande résultante hérite de toutes les lignes, y compris les remises et la TVA.

6.2 De devis ➜ Facture

  • Convertir > Facture : seulement si vous souhaitez facturer directement (rare mais possible).

  • Dolibarr vérifie la présence du stock, applique les remises, puis traite la TVA ainsi que l’enregistrement comptable.

6.3 Rôle de la relation « extrait‑de‑devis »

  • Les mises à jour du devis original sont propagées à la commande/facture liée.

  • Si vous modifiez le devis après conversion, vous pouvez mettre à jour la commande via la fonction “Link".

7. Suivi et relance des devis

7.1 Statut du devis

  • Brouillon : en cours de rédaction.

  • En attente : envoyé au client, en attente de réponse.

  • Destiné : accepté par le client (dans le devis).

  • Refusé : client a rejeté.

  • Annulé : interne (erreur, reconduction, etc.).

7.2 Gestion de la relance

  • Fonction “Relance” sous “Devis”. Vous avez 3 options :

    1. Email automatique.

    2. Fichier « pdf vers sending an email.

    3. Tâche à créer (futur Planner).

  • Le module “Flux d’activité” garde un historique complet.

7.3 Historique consultable

  • Dans le détail du devis, la rubrique “Historique” liste chaque changement de statut, les dates d’envoi et l’historique des relances.

  • Vous pouvez exporter en CSV ou HTML pour traitement avancé.

8. Astuces et bonnes pratiques

Astuce Pourquoi c’est utile Étapes rapides
Utilisez les fiches fiches état Gardez une trace d’état partageable entre les équipes Paramètres > Fiches → Créez « En ligne », « En traduction », etc.
Les groupes de prix False ; Donnez une remise spéciale aux gros clients Paramètres > Prix > Groupes (ex. VIP)
Auto‑remplissage via un module API Intégration potentielle avec votre site e‑commerce Utilisez l’API REST (ex. POST /devis)
Export CSV pour mise à jour massives Recommandé pour réviser ses devis d’un coup Menu > Devis > Export CSV
Template PDF modernes Améliore la présentation Choisissez un modèle minimal qu’il faut personnaliser avec la lettrine de votre marque.
Gestion du stock Ne pas proposer un produit indisponible Activez “Contrôle de stock” dans le module Produit.

9. Intégration avec d’autres modules Dolibarr

Module Intégration
CRM Sélection directe d’un prospect pour un devis.
Gestion des stocks Up‑less, opacités de produit.
Comptabilité Convertir en facture et comptabiliser.
Project Assigner un devis à un projet, détailler les travaux.
Fournisseur Pour comparer les coûts comparables.
E‑commerce Via l’API pour créer un devis automatiquement à partir d’une commande.

Petit clin d’œil
Le module Business Intelligence fournit des rapports sur les devis non convertis, le taux de conversion et le délai moyen de réponse.

10. Conclusion

  • Le devis est le premier pas vers la vente : son précision, son professionnalisme et son … juridique decide souvent la conversion.

  • Dolibarr offre une puissance intégrée, mais la clé est d’ajuster les paramètres à vos besoins métier.

  • Personnalisez via les modèles PDF et les champs personnalisés, automatisez grâce aux modèles d’e‑mail.

  • Suivez les statuts, envoyez des relances, convertissez aux bonnes étapes. En suivant ces pratiques, vous transformerez vos devis en contrats gagnants et en trésorerie fiable.

Tip : Faites un audit de fin de mois pour comparer question de conversion (devis → commande/facture). 20 % de devis ne sont pas suivis, vous avez peut‑être un léger processus manquant !

Merci d’avoir suivi ce guide ! Pour plus d’astuces, visitez le site officiel de Dolibarr ou notre forum dédié aux TPE‑PME. 🚀

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