Version Dolibarr : 23.x (les étapes restent valables pour les versions 20‑22, avec quelques variations de menus)
1. Pourquoi l’export PDF ?
| Avantage | Impact sur votre quotidien |
|---|---|
| Lisibilité instantanée | Pas besoin d’ouvrir un tableur ou un fichier CSV – le client reçoit un document immédiatement exploitable. |
| Professionnalisme | Un PDF avec l’en‑tête, le logo et les champs personnalisés renforce la crédibilité de votre société. |
| Gain de temps | Un clic suffit pour passer du statut « en attente » à « validé ». |
| Automatisation | Vous pouvez coupler génération PDF + envoi automail à un contact (client, fournisseur). |
2. Prérequis techniques
| Élément | Action |
|---|---|
| Dolibarr installé | Version ≥ 18 (les anciens plugins PDF ont été intégrés à la core depuis la 18). |
| Modules requis | imap, gd, zip, Mbstring (déjà activés dans la plupart des hébergements). |
| Permissions | Le répertoire pdf (ou dolibarr/files/pdf) doit être accessible en écriture par le serveur web. |
| Fontes TrueType | Si vous avez besoin de polices spécifiques (ex. : FreeSans.ttf), copiez‑les dans dolibarr/files/fonts. |
3. Activation du moteur PDF intégré
-
Accès à l’administration
- Connectez‑vous en tant qu’administrateur → Administration → Paramètres avancés → PDF / Impression.
-
Choisir le moteur
- Dans le champ Moteur d’impression PDF, laissez Dompdf (défaut) ou choisissez FPDF si vous avez déjà des modèles personnalisés.
- Cliquez sur Sauvegarder.
- Vérifier la génération
- Retournez à Administration → Paramètres avancés → PDF / Impression → Test PDF et lancez « Test de génération PDF ».
- Vous devez voir un aperçu : votre Dolibarr vous indique « PDF généré avec succès ».
Astuce : Si le test échoue, désactivez le cache (Menu Administration → Paramètres avancés → Cache) puis réessayez.
4. Configurer la génération PDF pour les objets clés
4.1. Devis
- Aller dans Ventes → Devis → Modèles.
- Duplication du modèle de base : cliquez sur « Copier » et renommez, par ex.
client_avec_pdf_v2. - Modifier le template Smarty :
- Dans Thèmes → Editer le modèle (
clienttexte.pdfouclient.pdf), ajoutez les variables nécessaires ({company_name},{address},{total_ttc}, etc.).
- Dans Thèmes → Editer le modèle (
- Sauvegarder et associer le modèle à la sous‑section PDF de la commande (dans Commandes → Devis → PDF).
4.2. Factures
- Paramètres généraux → Documents → Factures → Modèle PDF Facture.
- Choisir le modèle →
facture_client.pdf. - Personnalisation (logo, mentions légales) : éditez le fichier
dolibarr/modules/org/orginvoicedisplay.phpou créez un fichier de thème danshtdocs/yourthemeet pointez-y le modèle via Paramètres avancés → PDF → Modèle facture.
4.3. Commandes fournisseurs
- Passer à Achats → Commandes → Print → PDF.
- Activer la case “Générer PDF automatiquement” (onglet Affichage).
- Sauvegarder et le PDF sera créé dès que vous sauvegardez la commande.
5. Automatiser l’envoi par email
- Régler le serveur dmail
- Administration → Paramètres avancés → Email → configurez
SMTP(host, port, login, mot de passe).
- Administration → Paramètres avancés → Email → configurez
- Envoyer le PDF dès la validation
- Dans Paramètres avancés → PDF / Impression cochez Envoyer le PDF en pièce jointe à la validation.
- Sélectionnez les destinataires (client, fournisseur) dans le modèle d’email.
Rappel : Testez d’abord un envoi vers une adresse interne pour éviter les mauvaises surprises.
6. Astuces pour « gagner du temps »
| Astuce | Description |
|---|---|
| Modèles réutilisables | Créez un template unique (ex. base_facture.pdf) et ne le dupliquez que si vous avez besoin d’une spécialité. |
| Macros de champs | Utilisez les variables Dolibarr ({invoice_number}, {date}, {total_ttc}) pour éviter la saisie manuelle. |
| Rapport PDF groupé | Avec le module Rapport, vous pouvez générer un PDF contenant plusieurs factures d’un même client en une seule fois (utile pour les clôtures mensuelles). |
| Web‑service REST | Dolibarr propose un endpoint /dolibarr/api.php. Vous pouvez appeler l’API depuis un script extérieur pour déclencher la génération PDF sans passer par l’interface web (automatisation du workflow). |
| Batch cron | Programmez un script cron qui parcourt les devis en attente, génère le PDF et les dépose dans un répertoire partagé files/pdf/. Vous avez alors un batch mensuel complet en 2 minutes. |
| Versionnage des PDF | Activez la sauvegarde automatique (Administration → Paramètres avancés → PDF → Sauvegarder PDF dans/files/pdf/« ). Ainsi, chaque version reste archivée et vous pouvez la retrouver rapidement. |
| Utiliser les tags | Ajoutez du texte dynamique ({company_name}) pour que le même modèle s’adapte à plusieurs clients sans créer de multiples fichiers. |
7. Dépannage fréquent
| Symptomome | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| PDF blanc / aucun champ | Le fichier de modèle n’est pas au bon emplacement (pdfcontent.print.html) ou les variables sont orthographiées incorrectement. |
Vérifiez le nom exact des variables : elles sont entre accolades {}. |
Erreur de permission write sur pdf/ |
Le serveur n’a pas les droits d’écriture. | chmod 775 dolibarr/files/pdf && chown www-data:www-data dolibarr/files/pdf (ou équivalent selon votre OS). |
| Le PDF ne se génère pas pour des devis complexes | Trop de champs « dynamiques » (tables « deviseline ») ou dépassement de la taille de police. | Simplifiez le template ou activez le mode debug (echo $conf->global->PDF_ENABLED = 2;). |
| Mail envoyé avec fichier attaché de 0 Octet | pdf n’est pas généré avant l’envoi du mail. |
Ajoutez flush() ou assurez‑vous que l’étape « SavePDF » est terminée avant le sendMail. |
| Dépassement de mémoire serveur | De nombreux PDF sont créés simultanément dans un même job cron. | Limitez le nombre de jobs (ex. 5 devis par exécution) ou exécutez-les sur plusieurs minutes. |
8. Checklist de mise en production
- [ ] Modèles PDF créés ou adaptés (devis, facture, commande).
- [ ] Paramètres PDF (moteur, dossier
pdf/, sauvegarde) sauvegardés. - [ ] SMTP configuré et testé.
- [ ] Permissions
pdf/correctes (rw‑x). - [ ] Test d’envoi d’un PDF complet via le bouton Envoyer par email.
- [ ] Batch cron (si utilisé) ajouté à
crontab. - [ ] Documentation interne mise à jour (ex. guide d’utilisation PDF par l’équipe commerciale).
9. Conclusion
En exploitant les outils PDF natifs de Dolibarr et en les couplant à des tickets d’envoi automatisés, vous avez la possibility de :
- Réduire les délais de validation (un devis ou facture passe de « en attente » à « facturé » en quelques secondes).
- Standardiser vos documents avec un rendu graphique professionnel, sans recourir à des solutions tierces coûteuses.
- Automatiser les tâches répétitives (génération de batch, emailing, archivage) via des scripts simples et des options intégrées.
Ainsi, le gain de temps n’est plus seulement une promesse : c’est une réalité quotidienne pour vos équipes commerciales, comptables et logistiques.
À retenir : La clé réside dans la standardisation des modèles et dans l’automatisation de la chaîne (génération → sauvegarde → envoi). Une fois ces points en place, chaque nouveau client ou fournisseur peut être pris en charge en quelques clics, vous laissant davantage de temps pour vous concentrer sur le cœur de métier.
Bonne mise en place ! 🚀